On compte aujourd’hui 93 portails ouverts sur HAL : des universités, des grandes écoles mais aussi des organismes comme Météo France, la BNF ou les Hospices Civils de Lyon qui ont choisi l’archive pour valoriser la littérature scientifique de leurs chercheurs.
Une fois la mise en place du portail effectué, comment cela se passe-t-il du côté des gestionnaires de ces portails ? Quelles sont leurs missions et comment travaillent-ils ?
Les réponses à une petite enquête menée cet automne nous révèlent qu’en grande majorité une seule personne assure la gestion d’un portail mais jamais à temps plein. Les portails de l’INRIA, de Pasteur et l’IN2P3 ainsi que celui de l’INSERM sont par contre gérés par des équipes de 3 à 4 personnes.
Exceptée la configuration du portail qui génère un investissement en temps de travail, la part de l’activité qui y est dédiée est très variable. L’éventail des tâches couvre aussi bien les aspects techniques que l’animation :
- création de comptes, de collections, tamponnage, corrections, dé-doublonnage, maintien des référentiels,
- validation des dépôts,
- saisie de données,
- personnalisation graphique des collections des laboratoires,
- accompagnement au dépôt, réponses aux questions, démarchage et relance, suivi dans les laboratoires, formations, valorisation de l’outil, information sur l’Open Access et sur les aspects juridiques.
Les difficultés résident majoritairement dans le travail de communication auprès des chercheurs. Parmi les stratégies adoptées, on peut noter la constitution d’un réseau de référents HAL dans les unités de recherche, la création d’une collection pour chaque laboratoire et l’organisation d’ateliers de formation au sein de l’université ou dans les équipes.
Les débuts d’un portail sont parfois l’occasion de réaliser une plaquette de présentation et d’aide au dépôt mais la communication se fait essentiellement par voie électronique :
- sur les supports de communication de l’institution, que ce soit le labo, la BU, l’université ou l’école : site web, newsletter ou journal (présentation du portail, guides, derniers dépôts),
- par messagerie (ex : alerte aux chercheurs lorsqu’un article paraît dans Pubmed pour leur demander de déposer dans Hal par ex),
- via un blog : l’INRIA avec BlogIST’Inria, projet de carnet de recherche du PRES toulousain sur Hypothèses pour Hal-UTM,
- ou un fil twitter.
Toutes les personnes, la plupart documentalistes dans les laboratoires, et qu’elles gèrent ou non une collection dans HAL, se retrouveront sans aucun doute dans ces tâches d’animation, d’accompagnement et de formations.
Alors, n’hésitez pas à nous communiquer et partager les outils que vous avez mis en place.