À partir de janvier* 2026, un nouveau cadre sera mis en place pour la gestion des conditions de réutilisation dans HAL : la métadonnée « licence » devra être renseignée afin de clarifier les conditions de réutilisation de chaque fichier déposé. Pour accompagner cette évolution importante, le CCSD a organisé un webinaire le 21 octobre dernier. Cette rencontre a permis de présenter les enjeux de cette démarche, les évolutions du formulaire de dépôt et de la TEI, ainsi que l’ensemble des dispositifs d’accompagnement destinés aux différents publics.
Organisé dans le cadre de l’animation de l’Assemblée des partenaires de HAL, le webinaire, ouvert à un public plus large, a réuni plus de 300 personnes, témoignage du vif intérêt porté à la question.
Les objectifs étaient de présenter les enjeux et les évolutions techniques, ainsi que les dispositifs d’accompagnement. Le webinaire a également permis des échanges avec les membres de l’équipe CCSD et les représentantes de l’Assemblée des partenaires de HAL.
En préambule, il est important de noter que le terme “licence” est un terme générique pour désigner les conditions de diffusion et de réutilisation. Quand on pense licence, on pense bien sûr aux licences Creative Commons, très répandues dans nos milieux, mais elles ne représentent qu’une partie des options possibles. Renseigner la métadonnée licence ne signifie pas choisir obligatoirement une licence Creative Commons. Si, par exemple, vous avez l’autorisation de l’éditeur de déposer la version publiée de votre publication qui est sous copyright (© nom de l’éditeur), il vous faudra choisir “Copyright” pour compléter la métadonnée Licence du dépôt.
Ce billet propose une synthèse des présentations.
Une licence en cohérence avec les principes FAIR
À partir de janvier 2026, la métadonnée “Licence” devra être complétée pour tous les fichiers déposés dans HAL.
La directrice du CCSD, Nathalie Fargier, explique que l’évolution de la gestion des licences vise à uniformiser les règles concernant les conditions de réutilisation des fichiers déposés dans HAL. Actuellement, l’attribution d’une licence est obligatoire pour certains types de fichiers (codes, logiciels, images, etc.) mais facultative pour les autres. Le constat est que plus de 75% des fichiers dans HAL n’ont pas de licence claire, ce qui ne favorise pas une réutilisation optimale et responsable de ces ressources. La définition d’une politique de licence est portée par le CCSD et le comité d’orientation : cette instance de la gouvernance recommande d’associer systématiquement une licence à chaque fichier déposé. L’objectif est de contribuer à la circulation des contenus académiques dans le respect du cadre légal et des droits associés. L’enjeu est aussi de conforter la position de HAL dans l’écosystème de la science ouverte, en s’alignant sur les principes FAIR (notamment le « R » de réutilisation) et en sécurisant la réutilisation des fichiers.
Le principe directeur est de concilier liberté de choix des auteurs et autrices de sélectionner la licence la plus adaptée parmi une liste validée (Creative Commons, Etalab, Copyright) et respect des accords de diffusion avec les éditeurs. Une recommandation est faite en faveur de la licence Creative Commons CC-BY, compatible avec les principes de la science ouverte.
Pour le traitement des fichiers déjà présents dans HAL sans licence associée dans les métadonnées, il est impossible d’attribuer rétroactivement des licences sans l’accord explicite des auteurs et autrices. Le CCSD s’appuiera donc sur les conditions que valide chaque déposant.e avant de finaliser son dépôt : l’autorisation HAL précise que tous les documents sont protégés par le droit d’auteur, et atteste que, lors du dépôt de son document, le/la déposant.e a accordé à HAL l’autorisation de mettre en ligne et distribuer le document. Un fichier avec une autorisation HAL (mentionnée sur la page de garde) signifie donc pour l’utilisateur qu’il peut lire, consulter, citer (en mentionnant le ou les auteurs et la source) mais doit demander une autorisation à l’auteur ou à l’ayant droit pour reproduire, adapter ou utiliser l’œuvre au-delà des exceptions légales. Cette autorisation HAL permet ainsi de traiter le rétrospectif, en complétant la métadonnée licence.
Pour les imports SWORD, un calendrier plus progressif est prévu, à partir du deuxième semestre 2026, afin de laisser un temps d’adaptation pour mettre à jour les applications.
Les évolutions techniques
Yannick Barborini présente les évolutions techniques de l’interface de dépôt. La possibilité de renseigner la licence sera conservée uniquement au niveau de la section « fichier », avec une amélioration des fonctionnalités pour permettre d’appliquer une licence à plusieurs fichiers si besoin. La métadonnée licence dans la section “Information principale” sera quant à elle supprimée. Un rappel de la licence sélectionnée (ou un raccourci pour en sélectionner une) sera ajouté dans le bloc de validation avant d’enregistrer le dépôt.
Les évolutions de la gestion des licences dans le format XML-TEI sont ensuite détaillées. La section teiHeader indique la licence des métadonnées (CC0) ; la licence pour chaque fichier est renseignée dans publication Stmt>availability. L’API de recherche de HAL exposera également l’information de licence pour chaque fichier.
Pour les imports SWORD, un calendrier plus progressif est prévu, à partir du dernier trimestre 2026, afin de laisser un temps d’adaptation pour mettre à jour les applications. HAL appliquera par défaut l’Autorisation HAL lorsqu’aucune licence ne sera indiquée le temps que les services reversants mettent à jour leur format XML-TEI.
Accompagner les utilisateurs et utilisatrices
Le CCSD est pleinement conscient que cette évolution suscite des interrogations et peut générer des difficultés au moment du dépôt. Hélène Bégnis présente le dispositif d’accompagnement, structuré et progressif, pour répondre aux différents besoins face à ce changement. Ce dispositif repose sur trois principes : accompagner tous les utilisateurs et utilisatrices (quel que soit leur niveau), proposer des ressources diversifiées (documents, tutoriels vidéo, formations interactives, infographies), et inscrire la démarche dans une logique participative (en s’appuyant sur les questions et retours d’expérience). Six niveaux d’intervention sont prévus, de la découverte à l’expertise technique. Des ressources sont déjà disponibles, comme, par exemple, un module d’auto-formation consacré au choix d’une licence. L’élaboration d’un tutoriel vidéo et d’une infographie interactive sont par ailleurs programmées. Un lien vers une document partagé était disponible pour les participant.es au webinaire leur permettant de partager leurs questions et cas d’usage. Des consignes de validation seront mises à disposition des valideurs techniques, et un webinaire d’information leur sera dédié.
La responsabilité du CCSD est de s’assurer que les conditions d’utilisation des données présentes dans HAL sont claires pour les machines comme pour les humains.
Soyons tous FAIR !
Mise à jour 26/01/2026 : la mise en production est programmée la première semaine de février.