Le service de suggestions de dépôt HAL passe à la vitesse supérieure ! Désormais, il met directement à disposition des auteurs et autrices les références bibliographiques de leurs publications, préalablement collectées. Il ne leur reste qu’à joindre le fichier contenant le texte intégral et à préciser la licence pour finaliser le dépôt.
Vous souhaitez déposer le texte intégral de votre publication ? HAL a peut-être déjà les informations nécessaires pour compléter le formulaire de dépôt : références bibliographiques, affiliations des auteurs, discipline … Comment le savoir ? C’est très simple : après vous être connecté, rendez vous dans le menu Suggestions de dépôt de votre espace utilisateur et cliquez sur l’onglet Import de votre fichier.
La liste des publications affichées est extraite d’une base de données produite par l’Inist, qui collecte la production scientifique française et réalise différents traitements documentaires. Seuls les documents identifiés avec un DOI peuvent être traités.
Jusqu’à présent, HAL n’utilise cette base que pour identifier les publications pour lesquelles un fichier est récupérable et disponible sous licence Creative Commons afin de proposer aux auteurs et autrices de l’importer dans l’archive. Si la notice est déjà présente dans HAL, seul le fichier est importé. Si la publication n’est pas du tout référencée, le dépôt est créé. Ces publications sont listées sous l’onglet Import automatique.
Depuis la mise en production du service de suggestions de dépôts en décembre 2023, ce sont ainsi près de 19 000 fichiers qui ont été importés.
L’optimisation du service de suggestions : un levier pour simplifier le dépôt
Pourquoi ne pas aller plus loin ? HAL dispose en effet avec cette base des métadonnées de plus de 270 000 documents, autant ouvrir ce réservoir aux auteurs et autrices pour faciliter le dépôt. Pour chacune des publications listées dans leur espace, il ne reste plus qu’à ajouter le fichier et y associer une licence.
Les suggestions tiennent bien entendu compte de l’existant dans HAL, elles proposent notamment une vue d’ensemble des notices HAL sans fichier.
Pour chacune des suggestions, il vous suffit simplement d’importer votre fichier. Le choix d’une licence vous sera demandé pour finaliser le dépôt.
Pour donner un aperçu de la richesse de la base, voici quelques données statistiques.
Les années de publication s’étalent de 2014 à 2025. Si vous souhaitez compléter votre CV HAL avec toutes vos publications et que vous disposez encore de vos fichiers, n’hésitez plus !
Avec près de 90 000 documents en sciences de la vie, cette discipline est sans conteste la mieux représentée dans ce corpus.
Pour rappel, la discipline que vous avez choisie dans vos préférences de dépôt peut être prise en compte pour affiner les critères du service de suggestion : bien utile si vous avez des homonymes qui publient dans d’autres champs disciplinaire que le vôtre. Vous pouvez aller encore plus loin en activant le paramètre “Co-auteurs” : ce critère s’appuie sur les co-auteurs présents dans les publications déjà présentes dans HAL afin de mieux identifier les vôtres dans la base de suggestions et ainsi restreindre la liste de ce qui vous est proposé.
En optimisant l’utilisation du service de suggestions, le CCSD vise plusieurs objectifs :
- Faciliter le dépôt bien sûr : les auteurs et autrices n’ont plus qu’à associer le fichier contenant le texte intégral aux métadonnées des publications proposées automatiquement dans leur espace. Ce processus allège considérablement la charge de saisie manuelle et encourage le dépôt complet.
- S’appuyer sur la collecte automatique pour simplifier le dépôt : les résultats issus de la collecte sont mis à disposition des utilisateurs et utilisatrices, leur proposant des métadonnées fiables et structurées.
- Éviter les doublons : le service de suggestions est conçu pour proposer uniquement des publications dont le texte intégral n’est pas encore dans HAL. Cela garantit la qualité des données et prévient les redondances.
- Lever les freins liés à l’absence de la mention de licence : pour les publications déjà en libre accès, l’absence d’une licence précisant les conditions de réutilisation ne constitue plus un obstacle à leur affichage dans l’espace utilisateur. Cela permet d’élargir la visibilité des travaux, tout en respectant les cadres juridiques.
En contribuant à l’enrichissement de HAL, ces améliorations renforcent la souveraineté scientifique en sécurisant l’accès libre aux résultats de la recherche publique. Elles sont déployées dans le cadre du projet Equipex+ HALiance.