Vous avez été plus de 3 000 à compléter notre questionnaire sur le service de suggestion de dépôt diffusé à l’automne dernier. Un grand merci à toutes et à tous ! L’objectif était de mieux connaître vos impressions sur cette nouvelle voie d’alimentation de HAL afin d’identifier des axes d’évolutions, et ainsi mieux correspondre à vos attentes. Vos retours nous permettent d’améliorer le service : un nouveau critère de paramétrage a été mis en place pour éliminer les publications de vos homonymes et des textes de l’interface ont été revus pour lever certaines ambiguïtés.
Le service de suggestions de dépôts repère les publications scientifiques qui sont déjà en libre accès sur une autre plateforme et les propose à leurs auteurs et autrices dans leur espace. Si l’utilisateur valide la suggestion, le fichier est importé automatiquement sans aucune autre intervention de sa part.
En 2024, 11 791 fichiers ont été importés via ce service.
Un sondage, réalisé au cours de l’automne, a permis de recueillir les avis de plus de 3 000 chercheurs et chercheuses qui l’ont complété, 44% ayant déjà importé au moins une de leurs publications grâce aux suggestions. Le sondage avait également pour objectif d’identifier des axes d’amélioration.
Les retours ont été nombreux sur la question des homonymes : il est en effet décevant de se voir proposer des publications d’autres chercheurs ou chercheuses, surtout si l’on a un nom très courant. L’identifiant ORCID est un critère qui peut être ajouté lors du paramétrage du service mais il doit être présent dans les métadonnées d’origine pour être pleinement efficace ; la discipline associée au profil utilisateur peut également être discriminante mais il est nécessaire que cette information soit complétée.
Vos co-auteurs : des alliés pour éliminer les publications des homonymes
Comment améliorer votre satisfaction du service en éliminant autant que possible les publications dont vous n’êtes pas auteur ou autrice ?
Si vous constatez que le service de suggestion vous propose des publications d’un homonyme, vous avez désormais la possibilité d’activer un critère supplémentaire nommé “Coauteurs”, accessible depuis l’écran de configuration. Ce critère s’appuie sur les co-auteurs présents dans les publications que vous avez déjà déposées dans HAL afin de mieux identifier celles qui vous appartiennent réellement dans la base de suggestions et ainsi restreindre la liste de ce qui vous est proposé.
Toutefois, son efficacité dépend de plusieurs facteurs, notamment du nombre de publications déposées dans HAL et de vos habitudes en matière de co-publication. N’hésitez pas à tester cette nouvelle option pour optimiser votre expérience avec le service de suggestion.
Le service de suggestion prend en compte les publications déjà présentes dans HAL
Autre constat issu de vos commentaires dans le sondage : la nuance entre notice (dépôt sans fichier) et dépôt avec fichier n’est pas forcément assimilée. L’interface précise en effet si la publication suggérée est déjà référencée dans HAL (dépôt sans fichier) afin d’ajouter le fichier, ce qui est interprété par certains répondants comme un défaut du service qui inciterait à créer des doublons.
Afin d’éliminer cette ambiguïté et lever la crainte de créer un doublon, le texte de présentation de l’écran a été modifié pour plus de précision, et le terme “Notice sans fichier” remplace “Notice présente dans HAL”.
Le service de suggestion tient compte en effet de l’existant dans HAL. Il permet soit de compléter une notice avec un fichier, soit de créer le dépôt avec fichier si la publication n’est pas déjà référencée.
Synthèse de vos réponses au questionnaire
Recueillir l’avis des chercheurs et chercheuses à qui est dédié ce service quelques mois après sa mise en production est essentiel pour s’assurer qu’il répond aux besoins. Un questionnaire a donc été envoyé début septembre de l’année dernière à 24 000 adresses mail correspondant aux comptes utilisateurs ayant déjà activé le service. Il était disponible jusqu’au 15 octobre. 3 350 personnes ont complété le questionnaire.
- 95,13 % des répondants sont des auteurs/autrices de publications scientifiques. Les trois disciplines les plus représentées dans les réponses sont les SHS (38,2%), les sciences du vivant (15,3%) et les sciences de l’ingénieur( 10,5%).
Le service est jugé plutôt facile ou très facile à utiliser par 52% des répondants (30% ne se prononcent pas). - 1426 des répondants (44,7 % ) ont importé au moins une publication grâce à ce service. 433 d’entre eux ont importé leur propre fichier parce que celui suggéré par le service ne convenait pas. Cela confirme à la fois la pertinence de la fonctionnalité permettant de vérifier le fichier avant l’import et souligne l’autonomie des utilisateurs.
- 68,93% sont satisfaits des suggestions qui leur sont présentées, ce qui est plutôt un bon score.
- 1 761 répondants n’ont pas importé de publication, en majorité (76,43%) parce qu’ils n’ont pas encore eu de suggestions. 6,98% signalent qu’ils n’étaient pas auteurs des publications suggérées.
Une prochaine étape de développement est de mettre en place un nouveau volet au dispositif en étendant les suggestions à toutes les publications, pour que les chercheurs et chercheuses n’aient plus qu’à ajouter leur fichier.