Vous êtes nombreux à témoigner de difficultés rencontrées à la saisie des auteurs et leur affiliation. Certains pestent et persistent, d’autres bloquent, pour d’autres encore tout roule.

Regardons de plus près :

Vous déposez pour la première fois une publication dont vous êtes l’auteur : vous devez renseigner le laboratoire auquel vous êtes affilié à la date de la publication et ce, pour le premier dépôt, le système conservera ensuite les données. Dans le formulaire, à « ajouter le laboratoire », vous tapez le sigle de votre laboratoire, son code ou un mot pertinent de son intitulé. Si le laboratoire est référencé dans HAL, le système vous le propose, vous le sélectionnez, vous validez la fiche, et hop ! c’est fait, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Ca se complique un tout petit peu lorsque le laboratoire n’est pas référencé. Il vous faut alors le créer: vous avez cliqué sur « renseigner le laboratoire », vous avez saisi le nom, l’adresse, et puis, on vous demande de compléter son  établissement : l’établissement est l’institution dont dépend le laboratoire sachant qu’il peut y en avoir plusieurs. Là aussi, en saisissant un mot pertinent (par ex. la ville de l’institution), le système vous propose  un choix. Si l’institution recherchée ne vous est pas proposée, il vous faut la saisir et, très important, n’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter le laboratoire » puis « Valider » !

A quoi ça sert ? Ce principe de poupées russes permet des extractions automatiques à tous les niveaux institutionnels français : HAL peut ainsi proposer des vues, sous forme de portail d’accès ou de collections. Rendre l’affiliation  obligatoire est la garantie de la qualité de l’archive.

Cela permet également de vous faciliter la tâche au moment du dépôt : si vous cliquez sur « Sélectionner des auteurs d’un laboratoire », en saisissant le nom du laboratoire ou son code, vous récupérez la liste de tous les auteurs connus de HAL qui sont affiliés à ce laboratoire. Vous pouvez ainsi facilement sélectionner votre ou vos co-auteur(s).

La vérification et la correction de ces données constituent une des tâches des gestionnaires de portail et de collections : repérer les dépôts qui devraient être dans une collection mais qui n’y sont pas si ces données sont mal renseignées, corriger les données laboratoire parce que le déposant a créé un doublon avec une donnée existant déjà dans le référentiel, etc.

Alors n’hésitez pas à consulter ce référentiel mais attention, si vous êtes en cours de dépôt, ouvrez un autre onglet sinon vous risquez de perdre votre travail.

Sachez enfin que cette procédure sera allégée dans la version 3 de HAL pour les auteurs dépendant d’institutions étrangères.