Suite à la formation administrateur et gestionnaire de collection organisée par le CCSD le 6 novembre dernier, nous nous étions engagés à compléter les informations par un billet. Fin du suspense pour les questions relevées.

Les questions de calendrier d’abord :

Réalisés :

  • intégration dans le référentiel des projets ANR (2005 à 2013) : 12 000 entrées ont été intégrées. L’ANR fournira tous les ans, pour mise à jour dans HAL, les projets pour les années suivantes.
  • fonctionnalité de dédoublonnage simple disponible pour les administrateurs (la fonctionnalité avec choix des champs à conserver sera proposée ultérieurement).
  • gestion des tampons : prise en compte, dans la liste des dépôts à tamponner correspondant aux critères de la collection, des articles qu’on ne souhaite pas dans une collection (reprise HAL v2).
  • fonctionnalité « Utiliser comme modèle »  (permet de dupliquer une notice) : disponible pour chaque dépôt dans Mon espace/Mes dépôts.
  • AureHAL : la fonctionnalité « remplacer par » est active.
  • AureHAL : un référent structure peut modifier la structure dont il est référent ainsi que les structures qui en dépendent (ex : un laboratoire et ses équipes de recherche)

Début 2015 :

  • formats d’export  rtf, pdf, endnote xml : la citation sera exportable. La sélection et le choix des champs à exporter sera proposé ultérieurement dans une nouvelle interface.
  • statistiques de consultation pour un portail ou une collection.
  • portail ou collection : onglet « consultation par année » : une fonctionnalité de sélection sera installée pour qu’il soit possible de proposer une consultation par année (pas = 1 an par rapport au pas = 10 ans aujourd’hui).

En cours (calendrier non précisé) :

  • imports Bibtex : bib2hal est en cours de réécriture par INRIA
  • imports xml depuis Endnote
  • Récupération et intégration du référentiel des projets européens.

L’IdHAL

Les problèmes d’homonymies ont soulevé beaucoup de question : le système fonctionne sur le principe premier arrivé-premier servi. Si par exemple, vous êtes le premier Jean Martin a choisir l’IdHAL de forme jean-martin, un deuxième Jean Martin ne pourra pas choisir cette forme mais il aura tout loisir de choisir jeanmartin, jean_martin, martin-jean etc. A la création d’un IdHAL, le système propose par défaut la forme prénom-nom : si cette forme est déjà prise, le système l’indique à l’enregistrement de l’IdHAL. Les caractères non acceptés (l’apostrophe, l’espace par ex.) sont automatiquement remplacés dans l’IdHAL.

Un auteur, et donc un IdHAL, n’est pas lié à un portail. Cependant, un administrateur ou un gestionnaire de collection peut récupérer cette information grâce aux statistiques de dépôt disponible dans le menu Privilèges/statistiques : ajouter authIdHal_s comme critère de sélection :

doc_stats_idHALExporter ensuite les données au format CSV. Cette recherche est limitée par défaut aux 100 premiers résultats. Ajouter &facet.limit=1000 (ou un autre chiffre) pour modifier cette limite par défaut.

Par contre, il n’y a pas de possibilité pour le CV : la page chercheur est une visualisation de l’IdHAL.

Personnalisation du site web d’une collection ou d’un portail

Pour créer une feuille de style, vous pouvez utiliser le type de personnalisation « simple » dans le menu Privilèges/Site web/Apparences. La feuille de style ainsi créée est enregistrée dans le menu Privilèges/Site Web/Ressources. Pour l’appliquer à d’autres sites web (par exemple une collection de votre portail), copier le contenu de cette ressource dans le menu Apparence de votre site, type de personnalisation « avancé » (nous allons prochainement compléter la documentation).

Le widget « derniers dépôts » : une liste sera ajoutée permettant de choisir les dépôts de type fichier, annexe et/ou notice.

Collections

Rendre invisible une  collection : cette fonctionnalité n’existe plus. Elle était utilisée le plus souvent pour pallier le manque de souplesse des critères de collection qui est résolu aujourd’hui.

Suppression d’une collection : cette fonctionnalité n’est pas disponible aux administrateurs de portail. Il faut faire une demande dans le support.

Création d’une collection(menu administrateur) :  sélectionner les critères de tamponnage dans la liste et utiliser les opérateurs booléens. voir  http://api.archives-ouvertes.fr/docs/search

L’administrateur de portail :

Il peut dédoublonner des dépôts même s’ils n’appartiennent pas à son portail.

Il peut récupérer la liste des utilisateurs de son portail avec l’outil statistiques de son portail): même principe que pour l’IdHAL (voir page écran plus haut) en utilisant le critère contributorFullName_s

Pour récupérer la propriété d’un dépôt (cas d’un vacataire par ex qui a saisi sous son login, d’une personne qui a quitté le labo ..) : contacter le support.

 Statistiques

Statistiques/Enregistrer requête : la requête s’ajoute à la liste des ‘requêtes prédéfinies’ (liste au début du menu statistiques).

La recherche

La recherche dans HAL propose par défaut des filtres : la recherche s’effectue notamment sur les dépôts avec texte intégral. Un administrateur de portail ne peut pas pour l’instant configurer les filtres par défaut. S’adresser au support.

Le tri par date a été affiné : il propose le tri par date de publication et par date de dépôt. La date de publication pour le tri correspond aussi bien à la date de publication, la date de début du congrès, la date d’écriture, en fonction de ce qui a été saisi dans les métadonnées.

Le résultat d’une requête propose les dépôts en fonction du nombre d’occurrences correspondant au critère de recherche, il n’y a pas de pondération. C’est l’algorithme par défaut de SOLR qui est utilisé.

AureHAL

La mise à jour des données Sherpa/Romeo pour le référentiel des revues est réalisée tous les jours.