Vous venez de déposer le texte intégral de votre publication dans HAL et vous vous demandez pourquoi il n’est toujours pas en ligne au bout de quelques jours ? Pas d’inquiétude, cela ne veut pas dire qu’il y a un problème sur votre dépôt mais tout simplement qu’il est en attente de traitement par les personnes en charge de la modération.

Contrairement aux réseaux sociaux académiques ou d’autres archives qui affichent immédiatement ce que vous téléchargez, tout dépôt avec fichier effectué dans HAL est en effet vérifié avant d’être mis en ligne et visible par tout un chacun. Ce processus est inspiré de celui d’arXiv, qui a servi de modèle à la création de HAL. Par contre, à la différence d’arXiv, la modération de HAL n’effectue pas une modération scientifique. Il s’agit en priorité de vérifier :

  • que le fichier déposé est intègre (éviter les fichiers impossibles à ouvrir ou corrompus),
  • qu’il contient bien le texte intégral du document (éviter les extraits, les textes incomplets, les sommaires ou les couvertures d’ouvrage),
  • qu’il correspond bien aux informations saisies dans le dépôt (éviter les erreurs de fichier parce qu’on n’a pas sélectionné le bon fichier sur son ordinateur par exemple),
  • et qu’il est conforme à la politique de l’éditeur (être sûr que le déposant à l’autorisation de déposer la version publiée).

Les métadonnées sont aussi vérifiées : il y a parfois des erreurs sur le type de document choisi, des auteurs manquants ou bien une erreur sur le titre d’une revue.

Certaines sont corrigées par les équipes en charge de la modération, d’autres demandent une intervention du déposant : c’est surtout le cas – et très fréquemment – lorsque le fichier contient la version publiée. Aussi, si vous recevez un mail vous demandant une modification, cela ne signifie que votre dépôt est refusé mais qu’il nécessite une intervention de votre part pour que nous puissions le mettre en ligne.

La récupération automatique des métadonnées à partir du fichier facilite le travail du déposant mais … complique un peu celui des modérateurs : on constate en effet que le déposant ne vérifie pas forcément avant d’enregistrer son dépôt, et les scories dues à la récupération automatique sont corrigées avant de mettre le dépôt en ligne.

Tout ça n’explique pas pourquoi vous devez attendre parfois plusieurs jours pour que le travail soit fait.

Activité de dépôt 7 jours sur 7

Un détail – mais qui a son importance – explique en partie les délais de traitement : l’activité de dépôt est constante (soirs, week-end, jours fériés) mais la modération quant à elle est effectuée les jours ouvrés aux heures de bureau.

Pour 2018, le nombre moyen de dépôts par jour est de 252 mais grimpe à 361 par jour ouvré. Lors du dernier pont de la Toussaint, on a ainsi recensé 355 dépôts effectués pendant les 4 jours … que les modérateurs ont trouvé dans leur panier le lundi matin.

Croissance des dépôts

C’est surtout le volume croissant de dépôts qui explique que les délais d’attente s’allongent :

Les évolutions logicielles pour simplifier le dépôt, l’accroissement du nombre de portails ces deux dernières années (15 en 2017 et 9 en 2018) et les animations et actions de communication qu’ils mettent en place pour accompagner les chercheurs sont autant d’éléments expliquant ce dynamisme. L’environnement national crée bien sûr aussi les conditions favorables pour l’ouverture des publications en libre accès avec l’article 30 de la Loi pour une République Numérique qui protège les auteurs, ainsi que le plan national pour la Science Ouverte qui soutient HAL.

Qui sont les modérateurs ?

La majorité des dépôts sont traités par l’équipe du CCSD et par une équipe de 5 personnes à l’INIST. Les thèses importées par l’application STAR sont traitées par l’ABES. Certains portails institutionnels gèrent, depuis leur création, les dépôts de leurs chercheurs : c’est le cas par exemple d’INRIA et de l’INSERM. D’autres portails les ont rejoints récemment depuis que le CCSD a mis en place une délégation de modération : l’IFPEN et les universités d’Aix-Marseille et de la Réunion.

Les établissements ou institutions qui gèrent un portail HAL et souhaitent prendre en charge cette partie du workflow peuvent en faire la demande auprès du CCSD.

Les vacances de Noël approchent et les personnels en charge de la modération seront (beaucoup) moins nombreux. Aussi, ne vous inquiétez pas si vos dépôts doivent attendre l’année prochaine pour être en ligne. L’horodatage est constitué de la date de dépôt et non pas celle de la mise en ligne.

Joyeuses fêtes et à l’année prochaine.