Le CCSD a formé en septembre dernier un groupe de travail chargé de proposer une évolution de la typologie des documents, commune à tous les utilisateurs de HAL. Les travaux du groupe sont synthétisés dans un rapport qui est maintenant consultable.

Faire évoluer la typologie de document de HAL nécessite de considérer tout à la fois les besoins des utilisateurs, l’exigence d’une nomenclature simple et facile à prendre en main, y compris par des personnels non spécialistes des questions documentaires, ainsi que les impératifs d’interopérabilité de HAL avec d’autres plateformes. Une évolution impose aussi le traitement de l’existant : le groupe de travail en a tenu compte afin d’impacter le moins possible les équipes des portails et celle du CCSD.

A noter que le périmètre est limité aux types de document textuels (les typologies de données de recherche ne sont pas abordées).

Une compilation de listes de documents a servi de base de travail pour permettre de faire des comparatifs : elle comprend un état des lieux de l’existant dans HAL, un recensement des demandes d’utilisateurs, et des typologies internationales existantes, notamment celle de COAR. Le groupe de travail a ensuite établi une liste de critères afin d’examiner les types de documents qui n’existent pas du tout dans HAL, ceux spécifiques aux portails et ceux qui existent dans HAL mais pour lesquels il y a des confusions ou insatisfactions. Ils doivent correspondre à ce qui est attendu dans une archive ouverte scientifique.

A l’issue de ses travaux, le groupe de travail recommande une liste à deux niveaux composée de types de documents génériques – le déposant doit obligatoirement en choisir un selon la logique existante – et de types de documents plus précis ou sous-types, optionnels, qui permettent au déposant de qualifier plus précisément son document s’il le souhaite (indiqués en italique dans la liste ci-dessous).

• article dans une revue
  • article de synthèse
  • data paper
  • compte-rendu de lecture
• communication dans un congrès
• poster de conférence
• proceedings/recueil des communications
• n°spécial de revues/special issue
• ouvrages
  • édition critique
  • manuel
  • ouvrage de synthèse
  • dictionnaire, encyclopédie
• chapitre d’ouvrage
• article de blog scientifique
• notice d’encyclopédie ou de dictionnaire
• traductions
• brevet
• autre publication scientifique
• prepublication/document de travail
  • preprint/prepublication
  • working paper
• rapport
  • rapport de recherche
  • rapport technique
  • rapport contrat/projet
  • rapport d’expertise
  • plan de gestion de données/data management plan
• thèse
• HDR
• cours

Les choix techniques conditionnent bien sûr l’intégration de cette typologie à deux niveaux. Une deuxième phase suivra qui instruira du point de vue technique les recommandations du groupe de travail.

Cette liste est commune à tous les utilisateurs de HAL mais des recommandations sont faites pour les types de documents spécifiques à certains portails, dont certains sont très peu utilisés.

Les membres du groupe sont conscients que les propositions ne répondront sans doute pas à toutes les attentes mais ils se sont attachés à éliminer les sources de confusion en proposant des types de documents clairs et le moins marqués possible par une discipline spécifique. Il a veillé en outre à ne pas multiplier les types de documents disponibles afin que le déposant ne soit pas rebuté au moment de choisir. Enfin, pour chaque type de document s’est posé la question du texte intégral correspondant : le groupe de travail estime que la logique archive ouverte doit primer sur celle de base de données bibliographiques. Faut-il par exemple distinguer les erratum/corrigendum ? Les éditeurs attribuent en effet un DOI pour gérer une ressource quel que soit son contenu mais l’avantage d’une archive ouverte n’est-elle pas de déposer une version intégrant la correction ? D’autant que souvent la correction apportée ne porte pas sur les résultats présentés ou des figures mais sur des éléments qui n’ont rien à voir avec le contenu (oubli d’un financeur, changement d’ordre des auteurs, erreurs de l’éditeur). La typologie n’intègre donc pas ce type de document.

Une version provisoire du rapport a été présentée  au sein des différentes instances représentées dans le groupe de travail. Le travail a été unanimement salué. L’absence de certains types de documents (commentaire d’arrêt, article clinique, software paper) a toutefois été regrettée. Le groupe de travail note que les commentaires d’arrêt et les articles cliniques sont spécifiques à des disciplines, ce qu’il a tenté d’éviter. Pour les software papers, on en trouve dans HAL aussi bien en article, qu’en communication ou rapport technique. Le groupe de travail propose donc que ce soit le support de communication qui détermine le type de document à utiliser, cette remarque étant aussi valable pour les commentaires d’arrêt. Lors de ces retours, le type de document “normes et standards” a été évoqué, utilisé en informatique et télécommunications. Le groupe de travail estime qu’intégrer ce type de document expose HAL au dépôt de documents à caractère administratif.

Le groupe de travail piloté par le CCSD (Agnès Magron) est composé de Brigitte Bidegaray-Fesquet (Université Grenoble Alpes, représentante du club utilisateurs Casuhal), Michèle Dassa (CNRS-INSHS, en charge de Ribac), Francine Delmas (IRD, représentante d’EPRIST), François Donzel (CCSD, équipe support et assistance utilisateurs), Clotilde Nicol (INRAE), et Sandrine Mouret (Ecole des Mines de Paris, représentante de l’ADBU).

Pour faire connaître ce travail de réflexion mené avec des représentants d’utilisateurs de HAL, le CCSD met à disposition le rapport  jusqu’à 21 mai 2021(c’est un google doc, pas idéal comme choix mais c’est pratique). Ouverts aux commentaires, cette consultation est l’occasion pour les chercheurs de faire des retours afin de consolider la typologie avant son implémentation.