L’année 2022 commence fort : après le palier du premier million de documents avec fichier dans HAL franchi le 6 janvier, c’est au tour de Sciencesconf de passer une étape avec 10 000 conférences hébergées. En 11 ans d’existence, la plateforme affiche un beau bilan, celui d’un service pratique – et gratuit – pour tout organisateur de manifestation scientifique. Peut-être êtes-vous l’un d’eux d’ailleurs et/ou plus sûrement l’une des 526 000 personnes inscrites à une conférence gérée sur SciencesConf.

Lancée en décembre 2010, SciencesConf hébergeait déjà 105 conférences dès 2011, preuve que la plateforme répond à un besoin fondamental pour l’activité de recherche. La toute première conférence a été le 22nd colloquium High Resolution Molecular Spectroscopy (HRMS 2011). Depuis, d’autres éditions de ce colloque ont été également gérées avec SciencesConf. Comme il est possible de dupliquer les paramètres d’une conférence, la configuration d’une nouvelle édition en est facilitée.

L’évolution du nombre de conférences gérées avec SciencesConf témoigne de la popularité de la plateforme, tout comme elle révèle l’impact de la crise sanitaire sur l’organisation des rencontres scientifiques (voir par ex un précédent billet). On recense tout de même 1551 conférences qui se sont déroulées en 2021 et 835 sont déjà programmées en 2022. Le paramétrage des sites des conférences ne permet pas par contre d’avoir d’indicateurs sur les modalités d’organisation (en présentiel ou à distance, hybride en mixant les deux formats).

Gestion scientifique d’un congrès

SciencesConf repose sur le principe de modules, que l’organisateur active ou non.

Les fonctionnalités comme l’hébergement du site web et la gestion des inscriptions sont les plus évidentes, mais la gestion de la partie scientifique du colloque est également prise en charge par la plateforme : soumission des propositions de communication, organisation de la relecture, recueil des actes. Pour les colloques structurés avec plusieurs thématiques ou sessions, les organisateurs peuvent attribuer le rôle de coordinateur à des utilisateurs qui pourront ainsi gérer les relectures de leurs thématique(s)/session(s).

Quelques données chiffrées :

  • Relecture tous types de communication (résumé + texte complet) : 68 % des 149 815 papiers passés par une phase de relecture ont été acceptés.
  • 318 180 relectures ont été enregistrées, ce qui représente 2,12 relectures par papier.
  • Si on ne s’intéresse qu’aux communications avec texte intégral, ce sont 37 770 papiers qui ont été relus, certains l’ont été par pas moins de 14 personnes !

Ancrer SciencesConf dans l’écosystème de HAL

La priorité définie dans la feuille de route de SciencesConf est de l’ancrer dans l’écosystème de HAL et de faciliter le transfert des communications dans l’archive.

Elle se décline en 2 plans d’action :

  • Intégrer SciencesConf à la stratégie globale du CCSD en renforçant l’articulation avec HAL, ainsi qu’en mutualisant les développements avec Episciences (problématiques communes). Des Conditions Générales d’Utilisation (CGU), cohérentes avec celles des autres plateformes, seront mises en place.
  • Améliorer l’offre de fonctionnalités au plus près des besoins des organisateurs de conférences avec, notamment, la mise en place d’une passerelle avec Azur colloque pour le paiement des inscriptions.

Un renforcement des ressources humaines affectées à la plateforme accompagne ces mesures.

 

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