L’assemblée des partenaires s’est réunie en plénière pour la deuxième fois le 7 juillet dernier. Rassemblant – à distance encore cette année – une centaine de participants, cette deuxième session a été l’occasion de dresser un bilan de la première année de l’Assemblée.
L’assemblée des partenaires est une des instances de la gouvernance du CCSD composée d’un comité de pilotage, d’un comité d’orientation et d’un conseil scientifique international. Mise en place en 2021, l’assemblée réunit les représentants des 132 institutions disposant d’un portail HAL. Son rôle est de relayer les besoins des institutions en tant qu’utilisateurs de HAL, de favoriser l’échange d’informations et le partage entre établissements.
Elle est organisée en 2 collèges : le premier (collège A) regroupe 112 universités, écoles et grandes établissements et le second (collège B) réunit quant à lui 20 organismes de recherche. 5 représentants sont élus pour siéger au comité d’orientation. Elle s’était réunie pour la première fois en juillet 2021.
Lors de cette deuxième session, et après un panorama des projets menés par le CCSD, une partie de la matinée a été consacrée aux trois axes de travail qui ont structuré la première année d’activité de l’assemblée : la modération, le partage de l’information et les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) d’un portail.
Composé d’une dizaine de membres, issus de l’Assemblée, du CCSD, du club utilisateur CasuHAL, de l’INIST et de Inria, le groupe de travail sur la modération a pour objectifs de proposer une définition partagée de la modération et des modèles d’organisation pour renforcer la mutualisation. Cette étape du workflow nécessite en effet des ressources humaines à la hauteur des enjeux nationaux, les volumes à traiter étant de plus en plus importants. Une vingtaine d’établissements prennent actuellement en charge la modération des dépôts, en plus du CCSD et d’une équipe de l’INIST.
Selon les résultats d’un sondage mené au sein de l’Assemblée, les ressources humaines constituent le principal frein à la prise en charge de la modération, entre manque de personnel et difficulté à appréhender la charge de travail. Ce sondage a par contre mis en évidence les bénéfices pour les établissements qui gèrent la modération : elle leur permet notamment de maîtriser l’ensemble de la chaîne du dépôt sur HAL, de proposer un service de proximité pour les déposants et d’adapter l’offre de services.
Le groupe de travail a par ailleurs proposé un texte définissant le périmètre de la modération.
Comment mieux partager les travaux et les réalisations du CCSD avec les acteurs institutionnels ? Le partage de l’information constitue un autre axe de travail de l’Assemblée. La réflexion a porté sur trois objectifs complémentaires : informer, partager et faire monter en compétence les différents acteurs pour mieux contribuer à l’évolution de la plateforme HAL.
Les webinaires organisés par le CCSD pour les membres de l’Assemblée ont ainsi été ouverts à tous (voir https://www.ccsd.cnrs.fr/parlons-science-ouverte/) ; des listes de diffusion ont été créées pour les administrateurs de portail, les gestionnaires de collection et les modérateurs (les utilisateurs ayant ces droits dans la base sont automatiquement abonnés).
Enfin, les CGU que signent les établissements pour leur portail HAL ont fait l’objet d’une réflexion commune et d’échanges lors de cette première année.
Une première version des CGU portails HAL, rédigée entre 2020 et 2021 pour accompagner la mise en place de la contribution financière annuelle des établissements, a été amendée sur la base des retours formulés par ces établissements. Un guichet d’échanges a en effet été mis en place avec le service juridique de la délégation Rhône-Auvergne du CNRS.
L’objectif de la nouvelle version est de clarifier certains termes juridiques, préciser les garanties d’utilisations et les obligations des organismes tutelles et prendre en compte les données à caractères personnelles.
Cette nouvelle version 2022 des CGU accompagnée d’une déclaration politique rédigée par un groupe de travail et validée par le Comité de pilotage du CCSD sera envoyée pour signature à tous les établissements en septembre – y compris ceux ayant déjà signé la version 2021.
Les participants à cette deuxième session de l’Assemblée se sont ensuite répartis en trois ateliers afin d’échanger sur les politiques science ouverte des établissements, le lien publications-données, et les mesures de l’ouverture de la science. Ces thèmes de réflexion inspireront sans aucun doute des axes de travail pour l’année à venir.
A noter que l’intervention de Johan Rooryck, directeur exécutif de cOAlition S, a été enregistrée et sera prochainement disponible dans la collection de vidéos “Parlons science ouverte”. Mise à jour 27/10/2022 : la vidéo est disponible