Pour accompagner les utilisateurs à la prise en main des nouvelles interfaces de HAL, le CCSD a élaboré un parcours de formation consacré au dépôt. En plus des webinaires classiques qui sont proposés depuis bientôt trois  ans, des ressources sont maintenant mises à disposition sur une plateforme dédiée.

Se former à son rythme

Le parcours est conçu pour les chercheur.e.s. Chacun.e peut le suivre à sa convenance en toute autonomie et selon ses disponibilités. Il propose plusieurs séquences, permettant à l’utilisateur de tester ses connaissances sur le contexte national de la science ouverte, sur HAL en général et sur cadre juridique de l’auto-archivage des publications.

Il donne accès à des ressources : une vidéo « Déposer en moins de 5 minutes », un guide « Réussir mon dépôt »  qui récapitule les informations sur le dépôt (document au format pdf). A l’issue du parcours, l’utilisateur peut s’inscrire à un webinaire présenté et animé par l’équipe support du CCSD : ce webinaire dure une heure. Les participants peuvent y poser leurs questions.

Une suite au  webinaire est proposée à celles et ceux qui le souhaitent sous la forme d’un second rendez-vous.

Pour accéder au parcours : Formez-vous au dépôt dans HAL.

L’utilisateur doit s’inscrire sur la plateforme dédiée : il pourra ainsi suivre sa progression et y accéder sur tous types d’appareils  (PC, tablette, smartphone) selon ses préférences. À noter que les données sont sécurisées et respectent les exigences en matière de RGPD (données hébergées en France et ne pouvant pas être utilisées à des fins commerciales).

 

Genèse et préparation du projet

Le CCSD propose depuis trois ans des webinaires sur le dépôt et la création de l’idHAL. Ces rendez-vous hebdomadaires, d’une durée d’une heure, sont très suivis et répondent à une réelle demande : en 2021, ce sont en effet 411 chercheur.e.s et doctorant.e.s qui ont participé aux séances consacrées au dépôt.

Accompagner au mieux les utilisateurs est une préoccupation constante de l’équipe et passe aussi par l’amélioration de son offre de contenus,  C’est pourquoi les nouvelles interfaces de HAL  ont constitué  l’opportunité de mener une réflexion approfondie sur l’offre de contenus de formation, à destination des chercheur.e.s dans un premier temps.

En prévision du projet, une partie de l’équipe du  CCSD a suivi une formation au blended learning – ou apprentissage mixte-  pour la conception et la réalisation de dispositifs de formations.

Depuis mars, le projet a fortement mobilisé l’ensemble de l’équipe support  et impliqué aussi l’équipe de communication : conception du parcours, apprentissage des fonctionnalités de la plateforme d’e-learning, écriture de scripts, enregistrement des vidéos, conception et réalisation du guide.

Le dépôt dans HAL constitue une première brique du projet. A partir des réponses aux questionnaires envoyés aux participants des webinaires, et d’entretiens menés avec certains d’entre eux, la formule proposée jusqu’alors a été totalement repensée. Les choix ont été de construire un parcours que l’utilisateur peut suivre de façon autonome.  :

  • les éléments de contexte sur la science ouverte, la présentation du CCSD et de HAL et ses déclinaisons,qui étaient abordés lors des webinaires, sont désormais présentés de manière ludique grâce à des modalités et jeux pédagogiques variés
  • suit une vidéo “Déposer en moins de 5 minutes”
  • c’est à l’issue du parcours que l’utilisateur peut s’inscrire à un webinaire : d’une durée inchangée d’une heure, les séances sont recentrées sur une démonstration du dépôt. Un deuxième rendez-vous est proposé si les participants le souhaitent pour compléter selon leurs besoins.
  • un guide  “Réussir mon dépôt” reprend les éléments essentiels

Ils se sont beaucoup  investis dans ce projet et ils ont bien voulu nous en dire quelques mots :

Les outils de la plateforme d’e-learning sont assez intuitifs mais il a fallu que je me les approprie. On a beaucoup travaillé sur les messages clés à faire ressortir à partir d’un contenu très riche pour les présenter de façon ludique. (Léa)

Ce qui m’a plu dans cette expérience a été  de réaliser une vidéo. J’ai apprécié de découvrir l’interface à travers cet exercice. Il m’a fallu beaucoup de répétitions pour que le texte soit calé sur la démonstration que j’enregistrais afin que cela soit fluide. Il y a eu plusieurs versions de la vidéo pour intégrer les remarques des collègues.(Emilie)

J’ai coordonné la réalisation du guide, 10 versions du document quand même depuis juin, avec de multiples allers-retours pour intégrer les remarques et corrections des collègues.  Ca m’a permis de bien m’approprier les nouvelles interfaces, de façon minutieuse. Ça me permet ainsi d’être à l’aise lorsque j’anime les webinaires”. (Sylvain)

Merci aux utilisateurs, notamment aux ambassadeurs, qui ont testé le parcours et nous ont fait des retours sur les ressources créées.

Proposer un parcours qui permet à l’utilisateur de suivre sa progression nécessite le recours à une plateforme dédiée. Le CCSD a choisi dans un premier temps la plateforme Teach up mais projette de mettre à disposition ces ressources sur une autre plateforme d’e-learning. Etoffer l’offre de formation avec d’autres parcours et ressources est un projet plus global à moyen terme.

 

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