La liste des publications d’une unité de recherche fait partie des éléments à fournir pour l’évaluation Hcéres. Afin d’aider les laboratoires qui utilisent HAL pour gérer leurs publications, le Hcéres met à disposition un outil afin d’extraire les données de HAL et produire un tableur qui contient les références des publications.
Un outil d’aide
HAL est utilisé massivement par l’ensemble de la communauté académique et de recherche française. Chercheur.e.s, professionnel.le.s de l’information, laboratoires, institutions, tous et toutes contribuent depuis plus de 20 ans à constituer un corpus riche de millions de documents. Ce constat a conduit les équipes du Hcéres à proposer aux unités évaluées dans le cadre de la vague D un outil pour extraire les données de HAL afin de les aider à constituer leur dossier en vue de l’évaluation et leur éviter ainsi une double saisie. Le Hcéres n’impose cependant pas l’utilisation de HAL, que ce soit pour le référencement des publications ou pour le dépôt de texte intégral.
L’outil se compose d’un formulaire : pour lancer une recherche dans HAL, l’utilisateur doit préciser la période qui correspond à celle de l’évaluation, et ajouter le sigle du laboratoire et/ou celui de sa collection dans HAL s’il en a une. Il peut aussi utiliser l’identifiant numérique du laboratoire qu’il obtiendra en recherchant dans le référentiel des structures de recherche AuréHAL.
Le résultat de la requête avec l’outil du Hcéres propose :
- une synthèse du nombre de publications sous forme graphique et statistique par type de document,
- un tableur excel à télécharger, formaté par le Hcéres, qui contient les données extraites. Ce tableur est à vérifier et corriger. Il est à compléter avec des données qui ne sont pas gérées dans HAL : c’est le cas notamment pour les noms des doctorants et les noms des équipes. Une fois vérifié et corrigé, ce fichier constituera une annexe au dossier d’évaluation.
Bon à savoir
Pour les résultats de la requête, il faudra tenir compte de deux choses dans HAL :
- Seuls les dépôts déjà en ligne apparaissent dans les résultats. Cela signifie qu’un dépôt avec texte intégral qui est en cours de modération ne sera pas comptabilisé.
- Il n’est pas indispensable d’avoir une collection dans HAL pour extraire les données d’un laboratoire. Cependant, si le critère Collection est utilisé dans le formulaire, sachez que l’indexation est réalisée une fois par jour : cela signifie qu’un dépôt ajouté à la collection aujourd’hui n’apparaitra que le lendemain dans la collection. Cela a donc une incidence pour les résultats de la requête.
Un guide d’utilisation (fichier pdf) accompagne la mise à disposition de l’outil. Les questions techniques sont à adresser à l’équipe du Hcéres (support-technique@hceres.fr).
Le Hcéres s’est inspiré d’un outil d’export de Inrae : basé sur des requêtes API, cet outil permet d’exporter et d’afficher des dépôts HAL selon des critères saisis par l’utilisateur. Le Hcéres s’est aussi appuyé sur l’expertise de l’équipe de l’Université de Rennes 1 qui a développé ExtraHAL. Le code de l’application produit par le Hcéres sera également mis à disposition de la communauté prochainement.