Collecter vos publications en libre accès pour les importer dans HAL : bientôt un nouveau service

Certaines de vos publications sont déjà en libre accès sur le site de l’éditeur et vous souhaitez les déposer ? Et si HAL les collectait pour vous ? Ce sera bientôt possible avec un nouveau service prévu pour fin 2023 qui proposera aux chercheur·es une fonctionnalité de suggestions de dépôt permettant d’importer automatiquement leurs publications identifiées avec un DOI et diffusées sous licence Creative Commons.

Alimenter automatiquement HAL en collectant des publications qui sont déjà en libre accès est une nouvelle étape vers la simplification du dépôt.  C’est une des mesures inscrites dans le deuxième Plan National pour la science ouverte pour faciliter l’appropriation de la plateforme par les chercheur.es, et leur permettre ainsi de se conformer aux incitations ou obligations de dépôt, qu’elles émanent  de leur institution de rattachement ou des agences qui financent leurs recherches.

Le développement et le déploiement d’un tel service constitue notamment un axe majeur du projet Equipex+ HALiance (work package 6).

Ce service de collecte automatique de publications est actuellement en phase finale de développement. Le chef de projet, Yannick Barborini, l’a présenté  lors d’un webinaire consacré à la présentation à mi-parcours du plan d’action 2023 du CCSD le 10 juillet dernier. Pour voir ou revoir la présentation et la démonstration, c’est sur Canal U ou bien ci-dessous :

Le principe de ce nouveau service proposé aux chercheur·es est de leur suggérer des publications à importer dans HAL. Il s’agit en effet, à partir du DOI, de repérer leurs publications qui sont déjà en libre accès sur d’autres plateformes pour les proposer dans une interface : si l’utilisateur valide la suggestion, le dépôt est importé automatiquement sans aucune autre intervention de sa part.

La fonctionnalité concerne aussi bien l’ajout du fichier à une notice existant déjà dans HAL (on ne touche pas aux métadonnées) que la création du dépôt si la publication n’est pas déjà référencée.

La fonctionnalité comprend deux sections :

• un écran qui  présente la liste des suggestions et à partir de laquelle plusieurs actions sont possibles : voir le fichier qui sera importé, l’importer dans HAL,  signaler que ce n’est pas le bon fichier ou bien supprimer la suggestion ;
• un écran qui permet de configurer le service et affiner les critères de recherche, par ex en utilisant l’identifiant ORCID (utile en cas d’homonymies). Cet écran permet également de choisir d’être averti de toute nouvelle suggestion.

Comment sont produites les suggestions

HAL s’appuie sur une base de données réalisée par l’Inist, mise à jour une fois par mois.

L’identification de la production scientifique française est réalisée dans un premier temps grâce à l’agrégateur de données OpenAlex. On récupère ensuite les métadonnées bibliographiques de la production identifiée à partir de plusieurs sources (CrossRef, HAL et Pubmed) afin de constituer une base de notices unifiées.

Les métadonnées sont ensuite enrichies en ajoutant une discipline HAL et, dans la mesure du possible, l’identifiant RNSR pour les affiliations des auteurs. Puis, un alignement est réalisé avec les données Unpaywall pour déterminer le fichier qui pourra être déposé dans HAL.

On vérifie ensuite l’état  dans HAL : la publication est absente ou bien elle est déjà référencée comme notice.

Pour être proposée dans la liste des Suggestions, la publication doit cependant remplir au moins deux conditions :

1. le fichier n’est pas sous embargo sur la plateforme source,
2. et une licence Creative Commons doit être présente dans les métadonnées : c’est elle qui garantit que HAL peut diffuser le fichier en toute légalité.

L’analyse quantitative de la base actuelle permet d’estimer à environ 72 000 imports potentiels couvrant la période 2014-2023 : 5 000 nouvelles publications et 67 000 ajouts de fichiers à des notices* . Ce sont principalement des articles publiés et des chapitres d’ouvrages, couvrant toutes les disciplines scientifiques.

La fonctionnalité est en cours de développement. Une phase d’entretiens avec des chercheur·es. a permis d’affiner et d’améliorer les écrans.  Après intégration des remarques utilisateurs dans les interfaces viendra une phase de test. La mise à disposition de ce service est prévue pour la fin 2023.

Il fera l’objet d’une communication à Open Science FAIR le 26 septembre prochain, présentée par Yannick Barborini.

*à noter que ces chiffres datent du 12 septembre et sont légèrement différents de ceux annoncés lors du webinaire, la méthode de calcul ayant  été affinée.