Vos besoins de formation à HAL : retour sur l’enquête

Aux mois d’avril-mai 2023, nous avons réalisé une enquête auprès des utilisateurs et utilisatrices de HAL (professionnels et professionnelles de l’IST, chercheurs et chercheuses) afin de recueillir leurs besoins de formation à la plateforme. Notre objectif était de mieux comprendre les usages de HAL, les besoins rencontrés au quotidien, les attentes vis-à-vis des services proposés par le CCSD (en particulier la formation), le niveau de mobilisation possible sur les formations et les modalités préférentielles d’apprentissage.

714 réponses complètes ont été collectées via questionnaire et 29 entretiens ont été réalisés.

Un grand merci aux nombreuses personnes qui ont accepté de répondre à nos questions ! Grâce à votre participation, nous avons pu collecter de précieuses données dont nous proposons ici une restitution.

Qui sont les répondants ?

307 professionnels de l’IST et 407 chercheurs ont participé. Qui sont-ils, qui sont-elles ?

Voici le profil-type pour chaque public, établi à partir des informations majoritaires recueillies dans l’enquête.

Le ou la professionnel·e de l’IST exerce soit dans un laboratoire de recherche, soit dans un SCD ou une BU. Son expérience de HAL est de 6 ans en moyenne. Cumulant plusieurs rôles dans HAL (gestionnaire de collection, référent de structure, administrateur de portail), son usage de la plateforme est fréquent : minimum une fois par semaine. Il ou elle est autonome ou experte de HAL et rencontre peu de difficultés dans sa pratique. Ses difficultés évoquées concernent principalement : le référentiel auteur, les aléas techniques (lenteurs, bugs…), le dépôt, l’extraction / export de données. Il ou elle forme d’autres utilisateurs.

Le ou la chercheur·e, de son côté, a une expérience de HAL de 8 ans en moyenne. Ayant déjà déposé dans HAL, de façon occasionnelle (moins de 5 dépôts au cours de l’année écoulée), il ou elle a déjà créé son idHAL mais n’a pas de CV HAL, principalement par manque d’intérêt pour la fonctionnalité. Il ou elle n’est pas toujours autonome dans HAL, ayant parfois besoin d’aide pour l’utiliser. Ses difficultés restent rares ou inexistantes. Quand elles surviennent, elles concernent majoritairement le dépôt (dont les questions juridiques), les doublons, la modération, les formes auteurs, la gestion de collections et les aléas techniques. Il ou elle n’a pas suivi de formation dans son établissement et ne forme pas d’autres utilisateurs.

Quels sont les enseignements de cette enquête ?

Voyons maintenant ce que nous a appris cette enquête, avec les retours utilisateurs sur la documentation et les formations du CCSD d’une part, les attentes des utilisateurs vis-à-vis des formations et de l’offre de service du CCSD d’autre part, et enfin, les perspectives de travail que dessinent les résultats obtenus.

1. Documentation et formation : retours des utilisateurs

La documentation est très utilisée par les professionnels de l’IST (82%), nettement moins par les chercheurs (32%). Elle donne majoritairement satisfaction aux personnes qui l’utilisent avec une grande marge de progression : entre un tiers et la moitié des répondants estiment qu’elle répond plus ou moins à leurs besoins. Sur quels points pourrait-elle améliorée ? Les utilisateurs nous invitent à la compléter, la mettre à jour, la simplifier et varier les formats.

Sa visibilité est également perfectible puisque près d’un tiers des personnes interrogées dans le questionnaire ne connait pas l’existence de la documentation produite par le CCSD, indépendamment de leur expérience de HAL.

Concernant la participation aux formations du CCSD : le constat est le même d’une participation différenciée entre professionnels de l’IST (63 %) et chercheurs (11%).

Les formations suivies sont principalement les formations Gestionnaire de collection/référent de structure et Administrer un portail pour les professionnels de l’IST, et Déposer dans HAL et Gestionnaire de collection/référent de structure pour les chercheurs. La quasi-totalité des répondants estime, dans les deux cas, que les formations suivies ont répondu à leurs besoins. Une majorité estime également que les modalités de formation actuellement proposées sont adaptées.

La visibilité de l’offre de formation du CCSD est là aussi à perfectionner puisque la moitié des chercheurs de l’enquête ne connait pas l’existence des formations proposées par le CCSD, indépendamment de leur expérience de HAL et d’éventuelles formations suivies dans leur établissement.

Enfin, en ce qui concerne le lien entre les formations proposées par le CCSD et celles proposées par les établissements : la majorité des chercheurs ayant suivi les deux types de formation (même s’ils sont peu nombreux) estiment qu’elles sont complémentaires.

2. Les attentes des utilisateurs

Les formations à développer, pour les professionnels de l’IST, concernent, par ordre de priorité : les référentiels, les API, les statistiques et extraction de données, le dépôt (dont les aspects juridiques), la personnalisation de site web de collection/portail, la gestion de collection, l’administration de portail et la formation de formateurs.

Pour les chercheurs, les formations souhaitées portent sur le dépôt (dont les aspects juridiques), la motivation et l’intérêt à déposer, la gestion de collection, les statistiques et extraction de données.

Ces formations, dans l’idéal, seraient thématiques, plus précises, plus courtes, enrichies de vidéos/tutoriels, ouvertes à toutes et à tous et proposées sur des créneaux plus nombreux et plus variés.

Disponibilité et visibilité sont deux attentes fortes de l’offre de formation du CCSD, notamment pour la part de chercheurs qui ne parvient pas à suivre les formations à HAL de leurs établissements, faute de places ou de créneaux compatibles avec leurs emplois du temps – l’enquête ayant recueilli des retours explicites en ce sens.

Concernant les modalités et le rythme de formation : c’est le distanciel en visio qui est privilégié par la majorité des répondants, sous la forme de courtes séances régulières pour les professionnels de l’IST ou en autonomie pour les chercheurs.

Quelles sont les attentes des utilisateurs concernant l’évolution de l’offre de service du CCSD ? Elles sont synthétisées dans le tableau ci-dessous :

A noter : les attentes varient selon la fréquence d’utilisation et le niveau de maitrise de HAL. Les personnes qui utilisent rarement HAL (une fois par mois ou moins) et se déclarent non autonomes sont davantage en attente d’accompagnement individuel et de formation, tandis que les utilisateurs plus réguliers et autonomes attendent davantage de documentation et d’échanges de pratiques.

Cette enquête a également ciblé les personnes qui forment. Ce sont principalement des professionnels de l’IST exerçant en SCD/BU ou laboratoire de recherche, dans une moindre mesure des chercheurs. Quelle sont leurs attentes vis-à-vis du CCSD ? Majoritairement que nous les accompagnions dans leur démarche de formation/accompagnement.

3. Perspectives

L’enrichissement de la documentation de HAL, tout d’abord, est une attente forte de la part de nos utilisateurs.

Prévue dans le plan d’action 2023 du CCSD, la migration de la documentation de HAL vers un nouvel outil sera l’occasion de passer en revue la documentation existante, d’en interroger la structuration et le format et de mettre à jour les contenus obsolètes, en lien avec le projet d’évolution de l’offre de formation.

La documentation de HAL, par ailleurs, s’inscrit dans un ensemble de services proposés par le CCSD aux utilisateurs de la plateforme. Interrogés dans l’enquête sur ce point précis, ces derniers ont exprimé des attentes d’une diversification des services proposés, en particulier par l’intégration de nouvelles modalités d’accompagnement : suivi individuel, échanges de pratiques, formation de formateurs. Le développement de ces nouveaux services est l’un des axes de travail de l’équipe support et d’ingénierie pédagogique du CCSD.

Cette enquête, enfin, a touché un nombre important de chercheurs (252 sur 407) n’ayant participé à aucune formation (ni CCSD ni établissements). Ce sont des utilisateurs expérimentés (la moitié utilise HAL depuis plus de 8 ans), ayant déjà déposé, et qui déclarent avoir parfois besoin d’aide. C’est également un public-cible pour le CCSD car mal (in)formé : la majorité ne connait pas l’existence des formations du CCSD, ou ne connait pas la fonctionnalité ou le mode opératoire de la création d’idHAL ou de CV HAL. Mieux toucher ce public et répondre à leurs attentes (en termes de documentation, de formation et d’accompagnement) est également l’un des ambitieux chantiers du CCSD pour les mois à venir.

Soucieux d’informer nos utilisateurs et utilisatrices de l’état d’avancement des chantiers engagés, nous vous donnons rendez-vous dans les prochains mois pour de premiers retours.