Pas de dépôt HAL sans licence : les infos indispensables

Vous déposez le texte intégral de votre publication dans HAL ? À partir de février 2026, un nouveau cadre est mis en place pour la gestion des conditions de réutilisation dans HAL : la métadonnée « licence » devra être renseignée afin de clarifier les conditions de réutilisation de chaque fichier déposé. On vous résume ce qu’il faut savoir sur cette évolution.

Pourquoi compléter cette métadonnée est essentiel

C’est quoi au juste une licence ?

Les licences disponibles dans l’interface de dépôt sont les suivantes :

• Les licences Creative commons :
  • CC BY – Attribution uniquement (peut être utilisé, modifié et commercialisé avec crédit)
  • CC BY-SA – Attribution + partage dans les mêmes conditions (nécessite que les œuvres dérivées soient sous la même licence)
  • CC BY-NC – Attribution + non commercial (pas d’usage commercial)
  • CC BY-NC-SA – Attribution + non commercial + partage dans les mêmes conditions
  • CC BY-ND – Attribution + pas d’œuvres dérivées (pas de modification)
  • CC BY-NC-ND – Attribution + non commercial + pas d’œuvres dérivées (la plus restrictive)
• La licence ouverte Etalab
• Copyright – tous droits réservés

Avec cette liste, vous pouvez constater que renseigner la métadonnée licence ne signifie pas choisir obligatoirement une licence Creative Commons. Si, par exemple, vous avez l’autorisation de l’éditeur de déposer la version publiée de votre publication qui est sous copyright (© nom de l’éditeur), il vous faudra choisir “Copyright/Tous droits réservés” pour compléter la métadonnée Licence du dépôt.

Pour la science ouverte, les licences Creative Commons sont essentielles : elles favorisent la circulation des savoirs, la transparence, la collaboration et l’innovation, tout en permettant à l’auteur de conserver ses droits et de fixer des limites selon ses objectifs.

C’est pourquoi, en cohérence avec les principes de la science ouverte, le CCSD recommande la licence Creative Commons Attribution (CC-BY).  Il s’agit bien d’une recommandation et non d’une licence par défaut : chaque auteur et autrice reste bien sûr libre de choisir une autre licence adaptée à sa situation.

Pour vous aider à choisir une licence, le CCSD vous propose plusieurs ressources pour vous aider comme, par exemple, la ressource interactive Comment choisir sa licence, notre module d’auto-formation Choisir une licence Creative Commons pour son dépôt, ou la toute nouvelle fiche Les Essentiels consacrée aux licences. Si vous déposez la version publiée de votre document, c’est bien sûr la même licence que celle mentionnée dans le fichier qu’il faudra sélectionner.

Ce qui change dans le formulaire de dépôt

… et ce qui ne va pas changer

• Grâce à l’application Grobid, la licence mentionnée dans le fichier PDF peut être extraite pour compléter automatiquement la métadonnée.
• Articles de revue ou communications financés sur projet ANR : si aucune licence n’est renseignée, la licence CC-BY est appliquée par défaut. Cela vous est signalé dans le bloc Validation. Vous pouvez la modifier si besoin.
• Communication transférée depuis une conférence gérée sur Sciencesconf : si au moment de la soumission de votre fichier sur le site web de la conférence, vous avez sélectionné une licence et choisi un transfert automatique vers HAL, le dépôt HAL sera automatiquement complété.
• Dépôt de logiciel : la licence est obligatoire depuis l’intégration de ce type de document, et les licences s’appuient sur un référentiel qui est spécifique. La métadonnée licence reste dans la section « Informations principales ».

Pour rappel, vous pouvez choisir une licence dans les préférences de dépôt de votre profil. Elle sera ainsi appliquée automatiquement à tous vos dépôts.

Pourquoi l’autorisation HAL

75% des fichiers dans HAL n’ont pas de licence associée dans les métadonnées. Comment traiter tous ces dépôts sachant qu’il est impossible d’attribuer rétroactivement des licences sans l’accord explicite des auteurs et autrices ?

Pour résoudre cette problématique, le CCSD a choisi de s’appuyer sur les conditions que valide chaque déposant.e avant de finaliser son dépôt : il/elle accorde le droit de diffuser dans HAL et de distribuer le fichier déposé, dans le cadre de la mission de l’archive ouverte. L’autorisation HAL précise que tous les documents sont protégés par le droit d’auteur, et reprend les conditions accordées.

Un fichier avec une autorisation HAL (mention sur la page de garde) signifie donc pour l’utilisateur qu’il peut lire, consulter, citer (en mentionnant le ou les auteurs et la source) mais doit demander une autorisation à l’auteur ou à l’ayant droit pour reproduire, adapter ou utiliser l’œuvre au-delà des exceptions légales.

L’autorisation HAL  sera appliquée à tout fichier dès lors qu’aucune licence n’est présente dans les métadonnées. Elle n’est utilisée que pour traiter le rétrospectif et, par conséquent, n’est pas disponible dans la liste des licences. Par contre, elle est modifiable si vous souhaitez la remplacer par une licence proposée dans l’interface.

Les thèses

La majorité des thèses sont importées via l’application STAR de l’ABES. L’information sur la licence n’étant pas présente dans le workflow de signalement des thèses, ce sera l’autorisation HAL qui sera appliquée.

Si c’est l’auteur ou l’autrice qui dépose sa thèse via le formulaire, la licence devra être renseignée à ce moment-là.

Les changements dans la TEI

Les évolutions de la gestion des licences dans le format XML-TEI sont les suivantes :

• La section teiHeader indique la licence des métadonnées (CC0)
• La licence pour chaque fichier est renseignée dans publicationStmt>availability.

Mise en production fin 2026 pour les imports SWORD

Pour les services qui alimentent HAL en utilisant les imports SWORD, un calendrier plus progressif est prévu, à partir du dernier trimestre 2026, afin de laisser un temps d’adaptation pour mettre à jour les applications. HAL appliquera par défaut l’Autorisation HAL lorsque aucune licence ne sera indiquée, le temps que les services reversants mettent à jour leur format XML-TEI.

Évolution de l’API

L’API de recherche de HAL exposera également l’information de licence pour chaque fichier :

• licence_s : contient la licence du fichier principal
• fileLicenses_s : tableau des licences associées aux fichiers “Document”
• fileAnnexeLicenses_s : tableau des licences associées aux fichiers “Données supplémentaires” (annexes).