Rapport d’activité 2017

HAL

Nombre de dépôts dans la base en 2017 :

  • fichiers : 75 937 (+19%)
  • Annexes : 1 812 (+74%)
  • Notices : 148 779 (+65%)
  • 7 576 imports STAR dans TEL

Transferts de documents en 2017 : 2 124 vers arXiv, 2 992 vers RePec
1 489 922 formes auteurs :  16 757 identifiants auteurs (idHAL) dont 5 474 créés en 2017. 5 084 idHAL sont alignés avec un ORCID et 1 244 avec un idRef

Portails

  • 15 créations de portails institutionnels pour les établissements suivants : Université du Mans, Université Rennes 2, Université de Lyon, École des hautes études en santé publique, Université de Montpellier, Université Paris Lumières, Université de La Rochelle, INSA-Toulouse, Université de Poitiers, INS HEA (Institut national supérieur de formation et de recherche pour l’éducation des jeunes handicapés et les enseignements adaptés), Université de Reims Champagne-Ardenne, EDF, Université de la Polynésie française, AgroSup Dijon, IMT Atlantique

Mise en œuvre d’une offre portail : service renforcé de support et de suivi administratif avant et pendant la phase d’ouverture d’un nouveau portail, formations spécifiques pour les nouveaux administrateurs et leurs équipes.

Collections : 971 collections ont été créées, dont 281 collections de laboratoires et 315 de colloques

5518 dépôts (rétrospectif + dépôts 2017) signalés dans Pubmed (nouveau service linkout de Pubmed pour signaler le texte intégral disponibles dans les archives institutionnelles)

SciencesConf

Création de SciencesCall, dédié à la gestion des appels à projets

  • 5 162 Conférences, avec une moyenne de 130 nouvelles conférences par mois depuis janvier 2017
  • 2 616 utilisent le module de gestion éditoriale : 125 635 résumés, 37 244 fulltext (2 094 résumés déposés pour la conférence thermec 2018)
  • 2 152 transferts de documents vers HAL
  • 2 967 utilisent le module d’inscription : 212 574 inscrits
  • 954 utilisent le module de paiement (629 avec paiement en ligne)

Episciences

Mise en place du Comité de pilotage d’Episciences

11 revues en production :

  • dmtcs – Discrete Mathematics & Theoretical Computer Science
  • jdmdh – Journal of Data Mining & Digital Humanities
  • jips – Journal d’Interaction Personne-Système
  • math-universalis – Mathematica Universalis
  • hrj – Hardy-Ramanujan Journal
  • jimis – Journal of Interdisciplinary Methodologies and Issues in Sciences
  • lmcs – Logical Methods in Computer Science
  • epiga – Épijournal de Géométrie Algébrique
  • arima – Revue Africaine de la Recherche Africaine de la Recherche en Informatique et Mathématiques Appliquées
  • Slovo – Slovo
  • societes-plurielles – Sociétés plurielles

L’ensemble de ces 11 titres rassemblent 2 884 articles publiés

Développements

HAL

Mise en place de l’interface de dépôt simplifié :

  • L’ergonomie a été revue : une seule page divisée en sections (dépôt de fichier, description du document, métadonnées auteurs et affiliations) avec une navigation libre entre les sections (les « étapes » dans la précédente interface). Deux types d’affichage : une vue simple qui n’affiche que les métadonnées obligatoires et une vue détaillée présentant toutes les options et les métadonnées.
  • Optimisation de la récupération automatique des métadonnées pour compléter le dépôt à partir du fichier pdf, des identifiants comme le DOI, etc.
  • Réduction du nombre de métadonnées obligatoires.
  • Le partage de propriété est maintenant automatique au moment du dépôt et des notifications sont envoyées afin d’avertir les auteurs de la présence de nouveaux dépôts.

La récupération des références bibliographiques des PDFs : Tous les PDFs de l’archive ouverte (environ 500 000) ont été traités et toutes les références bibliographiques ont été extraites de ces fichiers. Chacune de ces références a été analysée afin d’identifier la présence du texte intégral dans HAL ou dans d’autres archives ouvertes. Ces références bibliographiques sont désormais mis à disposition des utilisateurs (en consultation mais également en édition) et permet de lier les documents scientifiques entre eux.

La création  du portail data.archives-ouvertes.fr : Toutes les données de l’archive ouverte HAL ainsi que toutes les données des différents référentiels ont été exportés dans un format RDF, format standard pour le Web sémantique. Le portail data.archives-ouvertes.fr donne accès à la base de données contenant des données structurées au format RDF (également appelée Triplestore),

L’évolution du référentiel des structures de recherche : Le modèle de données du référentiel des structures de recherche a été étendu afin de prendre en compte les regroupements de laboratoires et les regroupements d’institutions (COMUE par exemple)

Des liens plus fort avec ORCID : Il est maintenant possible d’utiliser le serveur d’authentification d’ORCID pour se connecter dans HAL (l’authentification peut également être déportée sur le serveur des établissements).

L’import SWORD a été amélioré :

  • On peut compléter une notice existante avec un fichier (l’import n’est plus rejeté pour cause de détection de doublon). Cette fonctionnalité est très importante pour les éditeurs partenaires (EDP Sciences, BMC) car ils ne sont plus bloqués lorsqu’ils souhaitent déposer les fichiers dans le serveur HAL.
  • La fonctionnalité de dépôt pour le compte d’un autre utilisateur (en-tête On-Behalf-of) a été étendu à l’identifiant ORCID d’un auteur.

La mise en place d’une API d’affiliation : Une API d’affiliation a été mise en place. Elle permet de trouver pour un nom d’auteur son laboratoire d’appartenance. Cette nouvelle fonctionnalité s’est faite en partenariat avec la cellule SEISM d’Inria. L’API est fortement liée à la nouvelle interface de dépôt.

La mise en place d’écran de préférences de dépôt/de mails : Associé à la mise en place du nouveau dépôt, des écrans de préférences sont maintenant disponibles pour les utilisateurs et permettent de prédéfinir son écran de dépôt et de définir ses préférences de réception des alertes mails.

Création d’une passerelle existante entre HAL et dissemin : Un travail a été réalisé avec l’équipe développant l’application dissemin. Cette application identifie les publications pouvant être déposées en archive ouverte et permet un reversement dans HAL. La passerelle est actuellement en place et offre un autre moyen de déposer dans HAL.

L’export DCTerms : Nouvel export d’une notice dans HAL

L’ajout des liens vers le texte intégral présent en open access et dans ISTEX : Un travail a été effectué sur les références bibliographiques présentes dans HAL afin de trouver les liens vers le texte intégral accessibles en Open Access dans les autres archives internationales. Le service OADOI a été utilisé pour ce nouveau service. En cas de non disponibilité en Open Access, un lien peut être fait avec l’ISTEX.

L’ajout du type de document « logiciel » : Ce nouveau type sera disponible en 2018 et permettra de déposer dans HAL des logiciels. Une passerelle a également été réalisée avec Software Heritage afin de diffuser largement ce nouveau type de dépôt dans HAL

SciencesConf

Intéropérabilité avec HAL renforcée : liens avec les référentiels AURéHAL dans le dépôt de communication, imports en SWORD des communications dans HAL

Développements en cours d’une passerelle avec AzurColloque

Développement et mise en production d’un nouveau service, SciencesCall, destiné à la gestion des appels à projets : interface avec le vocabulaire adapté à un appel à projets, gestion de la relecture par thématique, paramétrage plus fin des grilles d’évaluation pour plus de souplesse.

Améliorations de l’ergonomie du back office d’une conférence

Evolution des grilles d’évaluations dans le module de relecture

Episciences

Stabilisation générale et qualité du code

Améliorations générales de l’ergonomie : nouvelles options de tris, plus d’aides au remplissage des formulaires, amélioration de l’autocomplétion, nouveaux contrôles sur l’invitation de relecteurs

Evolutions du module de mailing : ajout de pièces jointes, ergonomie générale

Infrastructure et organisation

  • Déménagement du CCSD dans de nouveaux locaux
  • Séparation des plateformes de tests, pré-production et production
  • Augmentation de la capacité des différents services
  • Prise en compte des nouveaux services parfois gourmands en puissance de calcul

Présentations et communications

Présentations archives ouvertes et HAL

  • A. Magron, Construire son identité numérique de chercheur : améliorer sa visibilité académique sur le Web, Bibliothèque Universitaire Grenoble, 13 mars
  • A. Magron, HAL : archive ouverte commune et partagée, ENSSIB, 2 mai
  • C. Berthaud, 85ème congrès de l’ACFAS, co-organisation du colloque : Production et transmission des savoirs scientifiques à l’ère du numérique : acteurs, pratiques et outils. Communication présentée Hal Une archive ouverte dans le flux de la production scientifique, Mac Gill, Montréal, 9 mai,
  • A. Magron, HAL : une archive ouverte au service des chercheurs et de leurs institutions, Panorama, organisations des projets IST de la recherche, ENSSIB, 11 mai
  • S. Denoux, Présentation de la nouvelle interface de dépôt de HAL, Journée du club utilisateur CasuHAL, Lyon, 13 juin
  • A. Magron, HAL : archive ouverte commune et partagée, Séminaire ArchiRès, ENSA Strasbourg, 5 juillet
  • Y. Barborini, HAL et son environnement (poster), JDEV, 7 juillet
  • Y. Barborini, Usage des API de HAL (atelier), JDEV, 7 juillet
  • C. Berthaud, To facilitate the workflow and the innovation around an open archive : HAL-related applications (poster), 46th LIBER Annual Conference, Patras (Grèce), 5-7 juillet
  • Y. Barborini, S. Denoux et R. Tournoy, HAL : Présentation des évolutions 2017, Villeurbanne, 20 septembre
  • B. Kuntziger,HAL en 2017 : bilan de l’activité, et présentation des évolutions : nouvelle interface de dépôt, exposition des données en RDF, affichage de la littérature citée, modification du référentiel structures (URFIST de Nice, AMU), Marseille, 21 septembre
  • A. Magron, Déposer dans HAL pour valoriser ses publications, Open Access Week, Mon article en libre accès : Pourquoi ? Comment ? Quand ? PSL / Bibliothèque de l’ESPCI Paris, 23 octobre
  • B. Kuntziger, HAL en 2017 : bilan de l’activité, et présentation des évolutions : nouvelle interface de dépôt, exposition des données en RDF, affichage de la littérature citée, modification du référentiel structures Open Access Week Lyon 2017 : Lyon, 24 octobre
  •  A. Magron, Réseaux sociaux académiques et archives ouvertes concurrents ou complémentaires ? Biennale du Numérique, ENSSIB, Table ronde : Les réseaux sociaux académiques et l’open access, 14 novembre
  •  A. Magron, Les nouveautés de HAL en 2017, Open science : partage des données et publication, Inist, Vandoeuvre, 16 novembre

Participations du CCSD aux salons

  • Salon du livre, Paris 24 au 27 mars, Stand BSN.
  • Congrès de l’ADBU, Lille, 17 au 19 octobre, Stand CCSD-Persée

Publications

  • C. Berthaud et A. Magron, HAL : une archive tournée vers ses utilisateurs, Ar(abes)ques, n°84, février-mars 2017
  • B. Marmol et B. Kuntziger, AURéHAL et son IdHAL rassembleur, Ar(abes)ques, n°85, avril-mai-juin 2017
  • A. Magron,Utiliser les archives ouvertes pour valoriser ses travaux. L’exemple de HAL-SHS in C. Schnedecker et A. Aleksandrova (dir), Le doctorat en France : mode(s) d’emploi, Peter Lang, 2017

Formations

Formations HAL

Formations destinées aux administrateurs de portail : avant l’ouverture d’un portail, le CCSD organise une formation administrateur à laquelle peuvent participer de 1 à 10 personnes, en fonction du projet.

De plus, le CCSD a organisé en octobre et décembre 2017 deux formations administrateur à Paris, à destination de nouveaux administrateurs remplaçant un administrateur quittant son poste et/ou d’administrateurs de portails nouvellement créés.

En 2017, le CCSD a ainsi proposé 19 jours de formation ‘administrateur’, à destination de 75 personnes.

Nous avons aussi formé 25 chercheurs sur deux demi-journées.

Formations SciencesConf

Formations organisées en partenariat avec les URFIST : Bordeaux  et Toulouse
1 formation a été organisée par le CCSD : Dariah-Eu (Paris)

Communication et documentation

  • Traduction en anglais du site web du CCSD, et, depuis l’été 2017, traduction en anglais des billets du blog
  • Refonte totale de la documentation utilisateurs : un site WordPress lui est entièrement dédié à l’adresse https://doc.archives-ouvertes.fr/. Il permet notamment l’intégration d’un moteur de recherche et d’une section FAQ, facilitant l’accès au contenu. Le site a été ouvert en septembre, intégrant toutes les évolutions mises en production : la partie concernant le dépôt a été entièrement revue.
  • Collection de 6 guides utilisateurs SciencesConf