En septembre dernier, vous avez découvert la nouvelle interface de dépôt sur HAL avec un processus de dépôt simplifié : une ergonomie de l’interface revue, moins de métadonnées obligatoires et une optimisation de la récupération automatique des métadonnées. Depuis, plus de 63 000 dépôts ont été réalisés, soient une augmentation de 29% par rapport à la même période l’année précédente.

Enquête de satisfaction

Dans le cadre d’un projet tuteuré de la Licence Professionnelle DIST (Données et Informations Scientifiques et Techniques) de l’Université Claude Bernard Lyon 1, un groupe d’étudiants a conduit une enquête courant mars auprès de chercheurs travaillant dans des laboratoires rattachés à cette université. Les résultats sont plutôt positifs : une majorité des 82 répondants s’estiment en effet satisfaits de la nouvelle interface.

Dans l’ensemble, elle est jugée plus facile à prendre en main et appréciée pour sa nouvelle ergonomie et la fluidité qu’elle offre, notamment avec la navigation libre entre les sections. Le dépôt en est jugé plus simple et plus rapide.

Plus épurée, la nouvelle interface s’ouvre par défaut sur la vue simplifiée qui permet de n’afficher que les champs obligatoires. Cette nouveauté est largement appréciée même si moins d’une personne interrogée sur 5 utilise exclusivement cette vue simplifiée. Elle est appréciée pour la rapidité de manipulation qu’elle offre. La vue détaillée reste, quant à elle, bien évaluée pour son exhaustivité. Toutefois, les fonctionnalités liées à ces 2 vues manquent certainement de visibilité :

  • Le basculement d’une vue à l’autre est peu utilisé : moins de 50% des répondants disent utiliser les deux vues. A en juger par les commentaires, certains n’ont pas remarqué la possibilité de basculer à la vue détaillée en un simple clic (certains répondants avouent même l’avoir découvert en répondant à l’enquête),
  • Le paramétrage de la vue préférée dans les “préférences de dépôt” : certains utilisateurs regrettent de ne pas avoir accès par défaut à la vue détaillée. Rappelons que ceux qui le souhaitent peuvent paramétrer leur vue préférée dans “mon profil” et “mes préférences de dépôt”.

Globalement cette nouvelle ergonomie séduit donc nos utilisateurs et certains aimeraient même pouvoir personnaliser la vue simplifiée en fonction des champs qu’ils ont à remplir le plus souvent (ex. : Projet ANR, Labex, etc.).

Préférences de dépôt : Accessibles dans “mon espace” puis “mon profil”, les préférences de dépôts sont globalement appréciées pour le gain de temps qu’elles permettent lors de dépôts en masse, mais elles mériteraient certainement d’être plus visibles. Certaines personnes interrogées ont suggéré de faire apparaître une indication dès le début de dépôt pour rediriger les utilisateurs vers ces préférences. L’idée a également été émise d’aller plus loin dans la personnalisation des préférences de dépôt en permettant, par exemple, d’affiner l’indication des domaines scientifiques, de renseigner des bourses ANR récurrentes ou encore une liste de collaborateurs.

Récupération automatique des métadonnées : Ce que les utilisateurs apprécient le plus reste sans doute la récupération automatique des métadonnées à partir du fichier PDF ou des identifiants du document comme le DOI. Même s’il reste indispensable de vérifier les informations récupérées et de les corriger parfois, cette récupération automatique allège considérablement le travail des déposants, notamment pour remplir les données auteurs.

La proposition d’une affiliation probable est également une nouveauté destinée à simplifier le dépôt. La plupart des utilisateurs interrogés en sont satisfaits et confirment qu’il n’y a généralement pas d’erreur. Certains se réjouissent même qu’il n’y ait parfois “plus rien à faire à la main” !

Cependant l’enquête permet de pointer des difficultés qui persistent :

  • Les affiliations des co-auteurs étrangers posent problème. Certaines institutions et laboratoires étrangers sont, certes, présents dans les référentiels AureHAL et disposent même de formes vérifiées, mais cela reste l’exception.
  • L’ordre des auteurs est parfois modifié si les données sont récupérées automatiquement via le DOI.
  • La correction des données auteur est jugée compliquée et trop longue si l’on passe par le formulaire “Pour cet auteur” puis ”modifier” et cela ne permet pas d’obtenir les formes valides rattachées à un IdHAL(code couleur « vert »).

Notifications et partage de propriété : Si le dépôt est jugé plus rapide c’est en grande partie grâce à la simplification du processus. Rappelons que désormais l’affiliation d’un seul auteur est suffisante pour valider le dépôt. En contrepartie, le nouveau système d’alerte permet à chaque personne concernée par un dépôt  (co-auteur, référent structure, etc. ) d’obtenir, en un simple clic, le partage de propriété. Chacun peut ainsi être notifié et venir consulter et compléter le-dit dépôt.

Les utilisateurs peuvent choisir de recevoir ou non ces alertes en paramétrant leurs préférences de mail (dans “mon espace” puis “mon profil”). Cette nouvelle fonctionnalité est très bien accueillie : plus de 92% des répondants estiment que recevoir une alerte lorsqu’il est identifié comme co-auteur est très utile. Certains répondants remarquent cependant que modifier un ancien dépôt fait par autrui reste problématique. En effet, les notifications et le partage automatique de propriété ne s’appliquent qu’aux dépôts effectués sur la nouvelle interface.

C’est donc un premier bilan positif que nous offrent les chercheurs de l’Université Lyon1. Nous les remercions vivement pour leur participation à l’enquête. Nous remercions également pour leur disponibilité les administratrices du portail HAL Lyon 1, ouvert en janvier 2018.

Dhia Bedoui, Mélina Duchamp, Marion Mateo et Dorothée Ravat