Journal des modifications de la version du 26 juin 2020

Corrections de Bugs

  • #113 Emails : Les messages envoyés depuis Episciences ne respectent pas complètement le standard MIME + problème d’encodage (#163 (closed)).
  • #225 (closed) : Rétablir le Widget « Consultation statistique ».
  • #246 (closed) : Le paramètre de la revue « permettre aux rédacteurs de modifier les templates de mails » est présent dans les paramètres de la revue, mais n’avait pas été implémenté.
  • #252 (closed) les pièces jointes portant le même nom dans des courriers différents peuvent être confondues si le renommage du fichier est trop long.
  • #260 (closed) : Corriger le non fonctionnement des relances automatiques « avant et après date de livraison » pour les nouvelles versions.
  • #261 (closed) : Le BCC ne fonctionne pas car le bouton « Recevoir une copie » ne fonctionne pas et la validation de mails échoue.
  • #265 (closed) : commentaires des rédacteurs ; empêcher le postage d’un commentaire vide.
  • #266 : Problème d’affichage en double du privilège « relecteur » dans la section « mon compte » : si l’utilisateur a déjà le privilège « relecteur », ce problème d’affichage apparaîtrait au moment d’acceptation d’une invitation à relire un article.
  • #269 (closed) : déplacer un article hors section (hors volume) : le titre de la section (volume) n’est pas traduit.
  • #270 (closed) : bugs d’encodage en UTF-8 des caractères latex  tels que « a circonflexe ».
  • #271 (closed) : impossible de rajouter des destinataires via les liens TO, CC et BCC à partir du mailing de la plateforme.
  • #272 (closed) : Accepter les extensions de fichiers pour les modules BibLaTeX.

Nouveautés et modifications

  • #41 : Réactivation des relances automatiques (destinées aux auteurs) pour les demandes de révision.
  • #62 (closed), #217 :
    • Les commentaires des rédacteurs sont stockés, affichés et envoyés à leurs destinataires.
    • D’une manière générale, toutes les actions sont conservées dans l’historique (post de commentaires, réponse à un commentaire, lettre d’accompagnement …) et sont aussi notifiées selon le paramétrage du module de notification aux personnes concernées.
    • Prise en compte des paramètres de notifications pour en informer les autres destinataires.
  • #76 (closed) : Possibilité d’ouvrir un fichier attaché, pour vérification, lors d’un échange sur la plateforme (envoi de mails, modifier le statut d’un article)
  • #90 (closed) : Nouvel état de workflow Préparation de copie / Copy editing
  • #32 (closed), #93 , #241 (closed): Nouvel état de workflow « Abandonner »
  • #155 (closed) : Pouvoir re-soumettre un article refusé – améliorations + paramétrable par la revue.
  • #156 (closed) :
    • Fin des logins en clair dans les templates de mails par défaut : le tag %RECIPIENT_USERNAME%% est remplacé dans les templates par %%RECIPIENT_USERNAME_LOST_LOGIN%% qui redirige vers la page de récupération du login
    • En cas de besoin, il est toujours possible de garder l’ancien comportement en personnalisant les templates de mails avec le TAG [%RECIPIENT_USERNAME%%].
  • #197 (closed) : Amélioration du module de notifications : découpler l’assignation des notifications + notifier à chaque fois que ce dernier est mis à jour.
  • #227 (closed) : Article accepté : nouvelle relance automatique destinée aux rédacteurs si rien n’est fait et que l’article reste « bloqué » à ce stade.
  • #229 (closed) : Ajout d’un bloc « statut de l’article » sur la page de l’article pour les contributeurs + associer un label en couleur à chaque statut de l’article.

  • #230 (closed) : depuis la mise en place des notifications, plusieurs personnes reçoivent le message issu du template « nouvel article » lors de la soumission d’un nouvel article, d’où, l’ajout d’un template spécifique aux notifications des rédacteurs en chef, administrateur et secrétaires de rédaction
  • #232 (closed) : Nouveau tag %%CONTRIBUTOR_FULL_NAME%% disponible dans tous les templates de la section « Article – soumission » (Le tag %%CONTRIBUTOR_NAME%% est obsolète).
    Affichage de tous les TAGs disponibles lors de l’édition d’un template.
  • #235 (closed), #247 (closed) : Ajout des droits supplémentaires au rôle Secrétaire de rédaction (identique au rôle Rédacteur en chef)
  • #245 (closed) : Définition des rôles : ajout d’une page décrivant les différents niveaux de permission des utilisateurs accessible via Mon espace > Permissions

  • #248 (closed), #249 (closed) : Ne pas afficher les relectures (sur la page de l’article et dans les mails) si la « série de critères après filtrage de visibilité » est vide.
  • #250 (closed) template du mail reçu par l’auteur afin qu’il mette en forme l’article avec :
    • Les informations bibliographiques déjà remplies et modifiables avant envoi.
    • Un lien qui mène vers la feuille de style (déposée préalablement par les revues dans le répertoire « ressources » de leur revue)
    • Un lien que l’auteur puisse téléverser sa version finale.
  • #268 (closed) : Si le processus de relecture n’est pas encore entamé, l’auteur pouvait mettre à jour sa soumission.

#267 (closed) : Liste des nouveaux templates de mails :

Pour faciliter la lecture, ci-dessous, les managers de l’article sont ainsi définis :

  • rédacteurs et préparateurs de copie (copy-editors) assignés à l’article et selon les paramètres de notification de la revue
  • les rédacteurs en chef
  • administrateurs
  • secrétaires de rédaction
Abandon d’un processus de publication :
  1. Abandonner le processus de publication par un manager – copie destinée à l’auteur.
  2. Abandonner le processus de publication par un manger – copie destinée aux managers.
  3. Abandonner le processus de publication par l’auteur lui-même – copie destinée à l’auteur.
  4. Abandonner le processus de publication par l’auteur – cas où le rédacteur n’a pas encore été assigné.
  5. Abandonner le processus de publication – suppression d’un relecteur.
Reprendre le processus de publication d’un article :
  1. Reprendre le processus de publication – copie destinée à l’auteur.
  2. Reprendre le processus de publication – copie destinée managers.
Commentaires :
  1. Commentaire d’un rédacteur sur un article – copie destinée aux managers.
Préparation de copie :
  1. Assignation d’un préparateur de copie – copie destinée au préparateur de copie.
  2. Assignation d’un préparateur de copie – copie destinée aux managers.
  3. Assignation d’un préparateur de copie – copie destinée à l’auteur.
  4. Suppression de l’assignation d’un préparateur de copie – copie destinée au préparateur de copie.
  5. Demande de sources auteur – copie destinée aux managers.
  6. Demande de sources auteur – copie destinée à l’auteur.
  7. Sources auteur déposées – copie destinée aux managers.
  8. Sources auteur déposés – copie destinée à l’auteur.
  9. Demande de mise en forme par l’auteur – copie destinée aux managers.
  10. Demande de mise en forme par l’auteur – copie destinée à l’auteur.
  11. Réponse à une demande de la version finale – copie destinée aux managers.
  12. Réponse à une demande de la version finale – copie destinée à l’auteur.
  13. Validation de la mise en forme – copie destinée aux managers.
  14. Validation de la mise en forme – copie destinée à l’auteur.
  15. Dépôt de la mise en forme par la revue – copie destinée aux managers.
  16. Dépôt de la mise en forme par la revue – copie destinée à l’auteur.
Assignation de rédacteurs :
  1. Assignation d’un rédacteur – choix de la section par l’auteur.
  2. Assignation d’un rédacteur – choix du volume par l’auteur.
  3. Assignation d’un rédacteur – suggéré par l’auteur.
Décision finale :
  1. Article refusé – copie destinée au managers.
Relances automatiques :
  1. Article bloqué à l’état accepté – copie destinée aux managers.
Soumission :
  1. Nouvel article – copie destinée aux managers
  2. Mise à jour d’un article – copie destinée aux managers (#230 (closed) (#268).
  3. Mise à jour d’un article – copie destinée à l’auteur (#268).

 

#275 (closed) : Liste des nouvelles variables (TAGS) qui peuvent être utilisées dans les templates d’email:

Pour faciliter la lecture, ci-dessous, les managers de l’article sont ainsi définis :

  • rédacteurs et préparateur de copie (copy-editors) assignés à l’article et selon les paramètres de notification de la revue
  • les rédacteurs en chef
  • administrateurs
  • secrétaires de rédaction.
VARIABLE VALEUR DESTINATAIRES TEMPLATES
%%CONTRIBUTOR_FULL_NAME%% Nom complet de l’auteur Auteurs, Relecteurs & Rédacteurs Article – soumission & Inviter un utilisateur à relire un article
%%REFUSED_ARTICLE_MESSAGE%% Cet article a été précédemment refusé dans sa première version, pour le consulter, merci de suivre ce lien : Managers Nouvel article – Copie à destination des rédacteurs
%REFUSED_PAPER_URL%% Lien vers la page de l’article refusé Managers Nouvel article – Copie à destination des rédacteurs
%%PAPER_REPO_URL%% Lien vers l’article sur l’archive ouverte Auteurs Validation de la mise en forme – copie à destination de l’auteur & Dépôt de la mise en forme par la revue – Copié à destination de l’auteur
%%LAST_STATUS%% Dernier statut connu de l’article avant l’arrêt de son processus de publication Managers Abandonner le processus de publication – copie à destination des rédacteurs & Reprendre le processus de publication – copie à destination des rédacteurs
%%ACTION_DATE%% Date de l’action Auteurs et Managers Article – Abandonner le processus de publication, Article – Reprendre le processus de publication, Sources auteurs déposées (copie destinée à l’auteur), Réponse à une demande de la version finale (copie destinée à l’auteur)
%%ACTION_TIME%% Heure de l’action Auteurs et Managers Article – Abandonner le processus de publication, Article – Reprendre le processus de publication, Sources auteurs déposées (copie destinée à l’auteur), Réponse à une demande de la version finale(copie destinée à l’auteur)
%%EDITOR_SCREEN_NAME%% Nom d’affichage du rédacteur Managers Commentaire d’un rédacteur sur un article (copie destinée aux rédacteurs)
%%VOLUME_ID%% Identifiant du volume Auteurs Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%SECTION_ID%% Identifiant de la section Auteurs Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%VOLUME_NAME%% Nom du volume Managers & auteurs Nouvel article – Copie à destination des rédacteurs, Nouvel article – Copie à destination des rédacteurs en chefs, administrateurs et secrétaires de rédaction & Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%SECTION_NAME%% Nom de la section Managers & auteurs Nouvel article – Copie à destination des rédacteurs, Nouvel article – Copie à destination des rédacteurs en chefs, administrateurs et secrétaires de rédaction & Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%ACCEPTANCE_DATE%% Date d’acceptation Rédacteurs & Auteurs Article bloqué à l’état accepté (copie destinée au rédacteur) Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%REVISION_DATES%% Concaténation de toutes les dates de révision si multiples versions Auteurs Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%LAST_REVISION_DATE%% Date de la dernière révision Auteurs Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%PERMANENT_ARTICLE_ID%% Identifiant permanent (indépendant de la version) Auteurs Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%PAPER_POSITION_IN_VOLUME%% Ordre de l’article dans le volume Auteurs Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%CURRENT_YEAR%% Année en cours Auteurs Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%DOI%% DOI Auteurs Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%REVIEW_CE_RESOURCES_NAME%% Nom des fichiers sources Managers Article accepté – Copie à destination des rédacteurs
%%REVIEW_CE_RESOURCES_URL%% Lien vers le fichier source (compressé), nécessaire pour la mise en forme par l’auteur Auteurs Demande de mise en forme par l’auteur (copie destinée à l’auteur)
%%ALL_REVIEW_RESOURCES_LINK%% Lien vers l’ensemble des ressources visibles déposées sur le site Managers Article accepté – Copie à destination des rédacteurs
%%REQUESTER_SCREEN_NAME%% Nom d’affichage de demandeur Managers Sources auteurs déposées (copie destinée aux préparateur de copies et aux rédacteurs)

Améliorations ergonomiques

  • #231 (closed) : Menu contact :
    • Le symbole de la roue dentée est remplacé par les trois points pour marquer le fait que c’est un menu :
    • L’identifiant du document est pré-inscrit dans l’objet en cas d’envoi de message
  • #238 (closed) : pour les rôles « copy-editor », le menu permettant de modifier le le statut de l’article est remplacé par un bouton, si un seul choix (statut) est disponible.
  • #240 (closed) : Le poids des fichiers qui peuvent être téléversés est indiqué et la liste des types acceptés a été augmentée
  • #242 (closed) : Affichage des intitulés des critères d’évaluation de la grille de relecture dans les notifications de relecture envoyées par email
  • #243 (closed) : Suggestions des rédacteurs : supprimer les grands espaces qui apparaissent dans les notifications, lorsque un rédacteur ne motive pas sa suggestion.
  • #251 (closed) : Choix de statuts avant publication : réagencement de la liste.
  • #259 (closed) : Soumission d’une nouvelle version :
    • Laisser le champ version vide et le rendre obligatoire quand on en soumet une nouvelle version
    • Si le champ n’est pas rempli, on informe l’auteur de bien renseigner la dernière version.
    • Déplacer le formulaire « Répondre à une demande de modification» (#49 (closed))
      Ne pas afficher l’historique des échanges lors de la soumission d’une nouvelle version.
  • #273 (closed) : Il est possible de consulter la page d’un article depuis l’interface de modification du volume ; l’identifiant de l’article [cliquable] est ajouté à côté de chaque article.
  • #283 : ajouter une relecture; ajout d’une alerte de confirmation.

Optimisations

  • #274 (closed) : La fonctionnalité d’envoi d’e-mail a été ré-écrite et permettra d’envoyer des messages plus respectueux des standards et des clients de messagerie
  • Ré-écriture du script d’import de documents, permettant soit de migrer une revue sur la plateforme, soit d’importer facilement des articles par exemple pour publier des actes de colloque.
  • Utilisation d’images de profils chargées par le site de la revue et non plus via le site des CV de HAL. Les images de profil restent communes à HAL, Episciences et Sciencesconf

Documentation

Divers

  • Adhésion du CCSD à Crossref, un travail est en cours pour l’attribution automatique de DOI aux nouveaux articles et au rétrospectif.

Merci à tous les contributrices et contributeurs pour le temps consacré à cette mise à jour 😉